Smartbooqing-releaseopmerkingen

Release nr: 8.14 | Releasedatum: 11/02/2024

Beste gebruikers,

Op 11 februari 2024 brengen we een release uit met een nieuwe functie: ‘Automatisch exporteren’.

Met deze functie kunnen onze gebruikers bepaalde facturen/documenten automatisch exporteren vanuit Smartbooqing naar hun boekhoudsysteem. Documenten die na verwerking niet verplicht hoeven te worden gecontroleerd, worden dan automatisch geëxporteerd.

Hoe kunnen gebruikers gebruik maken van ‘Automatisch exporteren’?

Deze functie is een op relatie gebaseerde instelling en kan worden gewijzigd/toegepast op alle pagina’s die het bewerken van relaties ondersteunen. Deze instelling is beschikbaar bij:

• Een reeds bestaande relatie bewerken. (Basis- en verwerkingsweergave)
• Een nieuwe relatie aanmaken.
• Bulksgewijs bewerken in de pagina ‘Relatielijst’.
• Een relatie toevoegen/bewerken in de factuurdetailpagina enz.

Hoe werkt ‘Automatisch exporteren’?

Tijdens het instellen van de functie zijn er drie opties:

1. Nee: De instelling ‘Automatisch exporteren’ wordt uitgeschakeld.
2. Ja: De instelling ‘Automatisch exporteren’ wordt ingeschakeld en als de documenten voor deze contactpersoon facturen bevatten die niet verplicht hoeven te worden gecontroleerd, worden ze geëxporteerd.
3. Criteria: De gebruiker kan een bedraglimiet instellen. Als het document geen vragen heeft die verplicht moeten worden gecontroleerd EN als het bedrag van die factuur MINDER is dan de ingestelde limiet, stopt de factuur niet op de reviewpagina, maar wordt deze direct geëxporteerd.

Automatisch exporteren pictogram.

Als het document automatisch is geëxporteerd, wordt het volgende pictogram ernaast weergegeven. Dit is van toepassing op alle relevante pagina’s in Smartbooqing (zoals de pagina ‘archief’ en de pagina ‘exportfout’).

Voor meer informatie over deze functie, klik op de Knowledge Base link: Automatisch exporteren – SmartBooqing Knowledgebase

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.13 | Releasedatum: 06/01/2024

Beste gebruikers,

Op 6 januari 2024 hebben we een verbeteringsrelease uitgebracht met het volgende punt:

Indien een administratie geen klanten of leveranciers verwerkt, zullen wij deze gegevens niet meer vanuit uw boekhoudsysteem synchroniseren.

Zo hebben wij in deze testadministratie ingesteld dat Leveranciers (Crediteuren) niet verwerkt mogen worden.

[Ga naar Instellingen: Administratie instellingen -> Algemene instellingen]

In het voorbeeld stoppen we met het synchroniseren van de LEVERANCIER-contacten uit uw boekhoudsysteem. Afhankelijk van de instelling die u maakt, geldt hetzelfde voor klantrelaties.

Let op: Gebruikers kunnen sommige leveranciers/klanten in hun relatielijst zien, zelfs als er gekozen is om de verwerking van leverancier/klant te stoppen. Dit komt omdat bij het importeren van de administratie deze contacten ook naar Smartbooqing werden geïmporteerd. Wanneer daarna gekozen wordt om verwerking leverancier/klant te stoppen blijven ze zichtbaar in de relatielijst. Als u deze contacten wilt verwijderen, kunt u contact opnemen met support@smartbooqing.com en vragen om deze relaties te verwijderen.

Hartelijke groeten,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.12 | Releasedatum: 16/12/2023

Beste gebruikers,

Op 16 december 2023, brengen we een release uit met de volgende punten:

1. Het spreiden van bedragen is nu ook beschikbaar voor het AFAS boekhoudsysteem.

Met de functie ’spreiden’ kunt u bedragen toekennen aan de gewenste periodes. Deze functie was al beschikbaar voor Twinfield en Exact Online.

‘Spreiden’ kunt u instellen op de volgende pagina’s:

• Reviewpagina
• Factuurdetailpagina

Voor meer informatie over deze functie en de benodigde instellingen in AFAS, klik op de Knowledge Base link: Boek over periode – SmartBooqing Knowledgebase

De functie heeft een aantal beperkingen:

• Op de reviewpagina kunt u slechts één factuur tegelijkertijd spreiden.
• Spreiden kan niet worden toegepast op ‘overige’ (niet-boekbare) documenten.
• Een factuur kan worden geexporteerd met, of instellingen voor spreiden, of groepeer  boeking instellingen, niet beide.

2. Het invullen van een KvK-nummer van een bedrijf is geen verplicht veld in het portaal.

KVK-nummer is alleen verplicht op de organisatie- en administratie-informatiepagina’s. In andere gevallen is het mogelijk wijzigingen op te slaan zonder verplicht een KVK-nummer op te geven (ook wanneer het geen bedrijf is of een testbedrijf)

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.10 | Releasedatum: 26/10/2023

Beste gebruikers,

Op 26 oktober 2023 brengen we een release uit voor het volgende:

• Bulk-autorisatie van documenten in de autorisatie module.

Gebruikers kunnen meerdere documenten tegelijk autoriseren die aan hun zijn toegewezen via de autorisatieregels of die via het systeem aan hen zijn doorgestuurd. Selecteer de gewenste documenten en klik op autoriseren.

Als een ‘beheerder autorisatieregels’ namens een ander documenten wil autoriseren (documenten die niet direct aan hem/haar zijn toegewezen), dan kan er slechts één document per keer worden geautoriseerd.

In de tooltip vindt u deze informatie, zie hieronder:

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.9 | Releasedatum: 11/10/2023

Beste gebruikers,

Op 11 oktober brengen we een release uit met de volgende punten:

1.Download afgewezen/niet ondersteunde bestanden:  Op de pagina ‘Ontvangen bestanden’ kunnen afgewezen bestanden die per e-mail zijn ingediend worden gedownload. Klik op “Download’.

2.Beheren e-mail/notificaties: In onze e-mails hebben we ‘links’ geplaatst waarmee gebruikers het aantal notificatiemails kunnen stopzetten/beheren. Met deze links kunnen gebruikers:

1. • Zich volledig afmelden voor e-mails, OF
   • Aanpassen van kritische/niet-kritische notificatie-instellingen, OF
   • Aanpassen van de interval voor reviewnotificatie e-mails.

3.Verbeterde UBL- PDF matching: UBL’s waaraan interne of externe PDF’s zijn gekoppeld, worden nu anders beoordeeld door Smartbooqing. We vergelijken de IBAN van leverancier en het totaalbedrag tussen de UBL en de bijgevoegde PDF (binnen de UBL).

• Als deze twee gegevens overeenkomen maakt Smartbooqing geen nieuwe PDF aan. Gebruik dan het bestand dat bij de UBL is gevoegd.
• Als deze twee gegevens niet overeenkomen zal Smartbooqing een nieuwe PDF maken en deze gebruiken. We zullen echter ook de originele PDF , die bij de UBL is geleverd, toevoegen onder de door Smartbooqing gegenereerde PDF.

Opmerking: De gegevens ‘IBAN van de leverancier’ en ’totaalbedrag’ moeten door ons systeem worden vastgelegd. Als deze gegevens deel uitmaken van een afbeelding in het bijgevoegde PDF-bestand, worden deze niet door ons systeem gelezen en mislukt de matching van Smartbooqing.

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.8 | Releasedatum: 25/09/2023

Beste gebruikers,

Op 25 September komt er weer een nieuwe release met een mooie verbetering.

We hadden eerder al nieuwe opties in het filter toegevoegd om te sorteren op Factuur Datum (Document Datum). Vanaf de komende release kun je de het sorteren zowel oplopend als aflopend kiezen. Dit komt zowel bij de Document datum en de Aanlever datum.

Je ziet dan de keuze:  Oplopend (oudste eerst) of aflopend.

• Indien je kiest voor Oplopend dan komende oudste documenten bovenaan, en gaat de datum vervolgens oplopen naar de nieuwe documenten onderaan. Oplopend is oudste eerst.
• Indien je kiest voor Aflopend de nieuwste documenten bovenaan, oude documenten onderaan. Aflopend is nieuwste eerst.

Opmerking: Op dit moment als de review pagina vernieuwd wordt dan gaat het filter terug naar de standaard optie, sorteren op commentaar. Dit wordt binnenkort opgelost.

Met vriendelijke groet,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.6 | Releasedatum: 25/08/2023

Beste gebruikers,

Op 25 augustus 2023 brengen we een release uit met de volgende punten:

• Met deze nieuwste verbeteringen zullen gebruikers weer e-mails met beoordelingsmeldingen ontvangen,

Afmeldoptie toegevoegd aan e-mail met reviewnotificaties – Deze reviewnotificatie e-mails krijgen hyperlinks voor het:

• • Afmelden voor e-mailnotificaties.
  • Aanpassen van kritische en niet-kritische notificaties.
  • Aanpassen interval van reviewnotificaties.

Als u op de betreffende hyperlink klikt, kunt u het supportteam een e-mail met een afmeldverzoek sturen of u wordt geleid naar de pagina met kritieke / niet-kritieke instellingen of de intervalinstelling voor e-mailnotificaties. Opmerking: Gebruikers moeten mogelijk inloggen om correct naar de betreffende pagina te worden geleid.

• De standaardwaarde voor het interval voor e-mailmeldingen wordt gewijzigd. Voorheen was de interval ingesteld op “Dagelijks” voor de meeste administraties, wat betekent dat e-mails met meldingen dagelijks naar de gebruikers werden verzonden. Deze wijziging is aangebracht rekening houdend met het aantal e-mails met meldingen dat onze gebruikers hebben ontvangen. Voor meer informatie, verwijzen we u door naar de Knowledge Base link: De standaardinterval van e-mailnotificaties is gewijzigd – SmartBooqing Knowledgebase

• Toevoegen van ‘Schakel over naaar dubbele vensterweergave’ – Dit is een extra weergaveoptie op de DDP. Met deze weergaveoptie kunt u gebruik maken van twee schermen en is het daarmee makkelijker werken en de boekingen af te handelen. Voor meer informatie, verwijzen we u door naar de Knowledge Base link: Toevoegen van weergaveoptie ‘Schakel over naaar dubbele vensterweergave’ op de DDP. – SmartBooqing Knowledgebase

• Er is een nieuwe filteroptie aan de reviewpagina toegevoegd. U kunt nu ook filteren op documentdatum, dat wil zeggen de datum op het document. Niet te verwarren met de uploaddatum.

Deze filteroptie kunt u vinden op Reviewpagina -> Bekijk -> Doc Datum

• De pagina ‘Ontvangen bestanden’ toont nu geweigerde bestanden en de reden. Bestanden die zijn geweigerd vanwege niet-ondersteunde bestandsindeling of bestandsgrootte worden weergegeven met de reden voor afwijzing.

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.5 | Releasedatum: 11/08/2023

Beste gebruikers,

Op 11 augustus 2023 brengen we een release uit die een probleem oplost waarmee sommige gebruikers werden geconfronteerd met betrekking tot 2FA (2-factor authenticatie).

De optie “Vraag niet opnieuw voor 14 dagen” voor de 2FA werkte niet optimaal. Ondanks dat het selectievakje was ingeschakeld, moesten gebruikers hun verificatiecode invoeren wanneer ze zich aanmelden.

We hebben dit probleem opgelost. We verzoeken gebruikers die de 2FA-functionaliteit gebruiken om op het selectievakje te klikken en de instelling opnieuw op te slaan, indien ze dit probleem ondervonden.

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.4 | Releasedatum: 02/08/2023

Beste gebruikers,

Op 2 augustus 2023 brengen we een release uit met de volgende punten:

• Verbeteringen aan de documentdetailpagina, voor meer informatie verwijzen wij u naar onze Knowledge Base link, Wijzigingen aan de Document detail pagina (DDP) – SmartBooqing Knowledgebase
• Verbeteringen aan de statistieken op het gebruikers- en administratie dashboard, voor meer informatie verwijzen wij u naar onze Knowledge Base link, Verbeteringen aan de statistieken op het gebruikers-en administratie dashboard – SmartBooqing Knowledgebase

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.2 | Releasedatum: 08/07/2023

Beste gebruikers,

Op 8 juli 2023 brengen we een release uit met de volgende punten:

• ‘Resetten 2FA” Voor meer info raadpleegt u ons KnowledgeBase-artikel – De knop 2FA opnieuw instellen – SmartBooqing Knowledgebase
• Wijzigingen in het doorsturen van autorisatiedocumenten naar een vervangende autorisator. Voor meer info raadpleegt u ons KnowledgeBase-artikel – Verbeteringen in de Autorisatie module – SmartBooqing Knowledgebase
• Wijzigingen  in het handmatig uploaden op het portal. In de opload pop-up,  wachten bestanden nu 2 minuten zodat gebruikers de gewenste actie kunnen ondernemen, d.w.z. prioriteitsverzoek, niet-splitsen-instelling, administratie wijzigen of de bestanden verwijderen.

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Release nr: 8.1 | Releasedatum: 24/06/2023

Op 24 juni 2023 brengen we een release uit met de volgende punten:

• In de autorisatiemodule is de knop ‘Vervang autorisatoren’ toegevoegd in het menu ‘Regelmanagement’.

Het is nu eenvoudiger voor Regelmanagers om een gebruiker te vervangen binnen alle autorisatieregels. Voor meer informatie kunt u klikken op de knowledgebase link: https://support.smartbooqing.com/knowledge-base/verbeteringen-in-de-autorisatie-module/#Abutton

• De functie ‘E-mailadressen op zwarte lijst’ is nu een instelling op organisatieniveau en is beschikbaar onder:
  Organisatie-instellingen->Organisatie info->Bekijk geavanceerde instellingen-> E-mailadressen op zwarte lijst.

Belangrijke mededeling voor eAccounting-gebruikers – VISMA heeft bepaalde API-wijzigingen doorgevoerd (migratie van V1 naar V2), we verzoeken u om bij vragen hun laatste migratiegids te raadplegen.

Gidslink: V2 Migration guide (vismaonline.com)

Wees gerust, we hebben al wijzigingen in ons systeem aangebracht om deze migratie mogelijk te maken.

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Version 8.0

Beste gebruikers,

Op 10 juni 2023 introduceren we een nieuwe functie, ‘Twee-factor-authenticatie’ (2FA).

Een 2-factor authenticatie biedt een meerlaagse cyberbeveiligingsoplossing, die de identiteit bij het inloggen van onze gebruiker verifieert met behulp van twee authenticatiefactoren om toegang te krijgen tot onze applicaties. 2FA heeft tot doel een gelaagde verdediging te creëren die het voor een onbevoegd persoon moeilijker maakt om toegang te krijgen tot een computerapparaat, netwerk of database.

Voordelen zijn onder andere:

• Verhoogt de veiligheid
• Vermindert het risico van gecompromitteerde wachtwoorden
• Aanpasbare beveiligingsoplossing
• Naleving van regelgeving

De 2FA omvat de integratie van een Authenticator-app met onze Smartbooqing-portalen. Op clientniveau kunnen de instellingen van de 2FA-functie worden aangepast.

Voor meer informatie kunt u klikken op de Knowledge base link: https://support.smartbooqing.com/article-categories/2-factor-authenticatie-2fa/

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

Version:7.4

Beste gebruikers,

Op 13 mei 2023 brengen we een release uit met de volgende punten:

• Verbeteringen in onze Autorisatiemodule – Er zijn een paar nieuwe functies toegevoegd om het gebruik te vermakkelijken. Klik hier voor meer informatie: Verbeteringen in de Autorisatie Module

• Verbeteringen aan de gebruikersinterface –

Velden die verplicht moeten worden ingevuld worden nu voorzien van een rood sterretje. Bijvoorbeeld bij het aanmaken van een gebruiker.

Wijzigingen in vervolgkeuzemenu’s op ons platform en in het menu Handmatig Uploaden.

Hartelijke groet,
Team Smartbooqing.

U heeft dit bericht ontvangen omdat u geregistreerd ben als een gebruiker op smartbooqing.com. Mail naar info@smartbooqing.com indien vragen heeft.

Beste gebruikers,

Op 29 april 2023 gaan we een nieuw boekhoudsysteem toevoegen aan de huidige verbindingen.

We ondersteunen nu de XERO boekhoudsoftware!

Xero biedt cloudgebaseerde boekhoudsoftware voor kleine en middelgrote bedrijven. De Xero-boekhoudsoftware maakt gebruik van één uniform grootboek, waarmee gebruikers aan dezelfde set boeken kunnen werken, ongeacht de locatie of het besturingssysteem. Het biedt automatische bankfeeds, facturering, crediteuren, declaraties, afschrijvingen van vaste activa, inkooporders, bankafstemmingen en standaard bedrijfs- en managementrapportage.

U vindt de nieuwe verbinding in het menu ‘Verbindingen’.

Om er meer over te weten, kunt u klikken op onze Knowledge Base link: Xero Boekhoudsoftware

Met vriendelijke groet,
Team Smartbooqing.

Geachte gebruikers,

Op 25 maart lanceren we een nieuwe koppeling met Exact Online België. Gebruikers die koppelen met Exact Online zien daarom een nieuw scherm met de keuze:

• Netherland
• Belgium

Vervolgens worden de gebruikelijke stappen doorlopen, met enkele wijzigingen in de interface. Meer informatie vind je in het artikel in onze Knowledge Base:Exact Online – België – SmartBooqing Knowledgebase

De koppeling is operationeel en volledig werkzaam. Er zijn nog enkele kleine aandachtspunten met tekst en taal instelling die we verbeteren zodra we nadere feedback van Exact hierover hebben.

Dat zal in de loop van komende week doorgevoerd worden.

Met vriendelijke groet,
Team Smartbooqing.

Beste gebruikers,

Op 15 februari 2023 hebben we een release uitgebracht met daarin een pictogram dat aangeeft of de relatie geregistreerd staat op Peppol.

Als dit pictogramwordt weergegeven voor de relatienaam, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding, betekent dit dat deze relatie is geregistreerd op Peppol en daarmee ook digitale facturen kan accepteren.

Dit pictogram wordt weergegeven ongeacht of Peppol is geactiveerd voor die administratie.

We hebben ook een extra parameter toegevoegd in Filter, waarmee u naar deze relaties kunt zoeken.

Opmerking: Het komt voor dat gebruikers de aanpassingen op het portaal niet zien vanwege de browser cache. We raden u aan op Ctrl+F5 te drukken voor het geval u de wijzigingen niet op het portaal ziet.

Hartelijke groeten,
Team Smartbooqing.

Beste gebruikers,

Morgen 9 februari komt er een nieuwe release. Op verzoek komt er een nieuwe rol gebruikers met iets minder rechten. Deze nieuwe rol ‘Gebruiker’ kan geen nieuwe administraties importeren of de verbinding credenties updaten/ aanpassen. De huidige rol ‘Gebruiker’ wordt ‘Gebruiker+’ en kan nog steeds nieuwe administraties importeren of de koppeling updaten. De nieuwe rol ‘Gebruiker’ kan behalve de koppeling updaten en administraties importeren exact hetzelfde.

Alle huidige gebruikers met de rol ‘Gebruiker’ blijven dezelfde rechten houden en krijgen dus de rol ‘Gebruiker+’.

Let op:
Personen met de nieuwe rol ‘gebruiker’ kunnen tijdelijk nog geen template eigenaar zijn. Deze beperking wordt komende woensdag 15 februari opgelost.

Als er vragen of opmerkingen zijn dan horen we dat graag.

Met vriendelijke groet,
Team Smartbooqing.

Beste gebruikers,

Op 9 december 2022 hebben we een nieuwe Dimensie-functie geïntroduceerd. We ondersteunen nu Kostendragers in het Exact Online boekhoudsysteem.

Als u meer wilt lezen over deze functie, raadpleegt u onze KnowledgeBase-link : Kostendragers

Hartelijke groeten,

Team Smartbooqing.

Beste gebruikers,

Vandaag 18 oktober 2022, hebben we een release uitgebracht met een verbeterde zoekfunctie.

Maak kennis met Slim zoeken, dat de beperkingen van onze vorige zoekfunctie aanpakt, waardoor het een meer dynamische functionaliteit wordt.  Zoeken kan nu worden gebaseerd op administratienaam, afdelingsnaam, gebruikersnaam, e-mail-ID van gebruiker, documentnaam en -nummer en relatienaam en -nummer.

Bovendien kunnen de gebruikers nu:

• Zoeken tegelijkertijd in zowel de lijst met gearchiveerde documenten als in de lijst met huidige documenten.
• Het uitvoeren van bepaalde acties in de weergegeven zoekresultaten.
• Direct navigeren naar de pagina, waar het document aanwezig is (na verwerking).

Voor meer informatie over de functie, klikt u op onze Knowledge Base link: SLIM ZOEKEN – SmartBooqing Knowledgebase

Hartelijke groeten,
Team Smartbooqing.

Beste gebruikers,

Op 15 oktober 2022 brengen we een release uit met daarin de volgende onderwerpen:

1. Wij ondersteunen Exact Globe verbindingen in Smartbooqing!

Het verheugt ons dat we met Exact Globe onze bestaande verbindingen hebben kunnen uitbreiden!

Exact Globe is een indrukwekkende en veelzijdige ERP-bedrijfsoplossing die uw bedrijfsprocessen op één platform structureert en informatiestromen consolideert voor meer efficiëntie.  Op verzoek van onze klanten hebben wij deze verbinding zo snel mogelijk opgenomen!

De Exact Globe software wordt nu ondersteund. U vindt de nieuwe verbinding in het menu ‘Verbindingen’.

Raadpleeg voor meer informatie onze Knowledge Base-link – https://support.smartbooqing.com/knowledge-base/exact-globe-next/

2. Verbeteringen op onze autorisatiepagina!

Op de pagina Autorisatie worden nu twee nieuwe kolommen weergegeven:

• “In afwachting van“: Dit geeft de tijd aan (in uren, dagen of maanden) hoe lang het document in behandeling is bij de betreffende autorisator.

• “Vervaldatum” – Dit is een datum die intern wordt bepaald voor de specifieke factuur of UBL.
  1. Voor facturen is de bepaling van de vervaldatum afhankelijk van factuurgegevens en de geselecteerde betalingstermijn. Als er geen betalingstermijn is geselecteerd op de DDP, dan is de standaard betalingstermijn van de administratie van toepassing.
  2. Voor UBL’s wordt de vervaldatum gekozen uit de vervaldatumtag die wordt doorgegeven.

De functie “Kolommen verbergen” die op de meeste van onze pagina’s beschikbaar is, is nu ook beschikbaar op de pagina Autorisatie. U kunt kiezen welke kolommen in de gebruikersinterface moeten worden weergegeven.

Hartelijke groeten,

Team Smartbooqing.

Beste gebruiker,

Op 22 mei 2022 introduceren we een nieuwe functie: Documentroutering.

Deze functie wordt geïntroduceerd om onze gebruikers in staat te stellen het document onmiddellijk na verwerking te ontvangen. Sommige klanten hebben de behoefte om documenten sneller en rechtstreeks in hun boekhoudsysteem te ontvangen om snelle of dringende betalingen mogelijk te maken en tijdlijnen goed te kunnen volgen.

Met deze functie hoeft de gebruiker niet meer te wachten tot de gehele verwerkingscyslus is voltooid en de  facturen in het boekhoudsysteem zijn ontvangen.

De documentflow is afhankelijk van de instellingen die de gebruiker kiest, maar het algemene idee achter de functionaliteit is dat er twee kopieën worden gemaakt in Smartbooqing.

Eén kopie wordt na verwerking onmiddellijk geëxporteerd naar het boekhoudsysteem van de klant en de andere kopie volgt de Smartbooqing-workflow. Als er wijzigingen worden aangebracht in de kopie in Smartbooqing, maakt  de functie het mogelijk om dezelfde wijzigingen weer te geven op de kopie die is opgeslagen in het boekhoudsysteem, volgens de instellingen die door de gebruiker zijn gemaakt.

Waar kun je dit instellen:

Inloggen >> selecteer administratie  >> administratie-instellingen >> Regels voor documentroutering

Gebruikers kunnen documentrouteringsregels instellen en kiezen uit drie opties:

Om meer te lezen over hoe u deze functie kunt instellen en het gebruik ervan, klikt u op onze Knowledge Base-link:

Dutch (NL) : Documentroutering
English (ENG) : Document Routing

Hartelijke groeten,
Team Smartbooqing.

Beste gebruiker,

Op 21 maart 2022 hebben we ons cookiebeleid bijgewerkt om te voldoen aan de ISO-richtlijnen voor webbeveiliging. Voor meer informatie over hoe gegevens worden verzameld, opgeslagen en gebruikt, klik hier.

Telkens als er een browserwijziging wordt gedetecteerd, wordt onderstaand scherm getoond en moet de gebruiker op ‘OK’ klikken om te accepteren.

Hartelijke groet,

Team Smartbooqing.

Beste gebruikers,

Op zaterdag 5 februari brengen we een release uit met daarin de volgende onderwerpen:

1. We ondersteunen Unit4 Online verbindingen in Smartbooqing!

Het verheugt ons dat we onze bestaande verbindingen hebben kunnen uitbreiden met nieuwe Unit4 Online verbindingen.
Zowel de software van Unit4 Multivers als Unit4 Gemak worden nu ondersteund.

Je vindt deze nieuwe vebindingen in het menu ‘Verbindingen’.

2. Het nieuwe “Help” Menu:

We introduceren een nieuwe help menu zodat gebruikers makkelijker oplossingen kunnen vinden met behulp van onze kennisbank of door eventueel een support ticket aan te maken.

Het Help menu:

• Help op huidige pagina:
  Hiermee krijg je voor de huidige pagina hulp via onze kennisbank.
• Help Inhoud:
  Hiermee kom je direct op de inhoudspagina van onze kennisbank.
• Support ticket aanmaken:

Er is een speciale pagina waar je een support ticket kunt aanmaken.

• Toetsenbord sneltoetsen:
  Met behulp van de sneltoetsen kun je makkelijker navigeren in het portaal. Bijvoorbeeld: Als je in een administratie bent en je wilt een document uploaden, druk dan op Alt+U. Je hoeft niet meer naar de uploadknop te gaan en daar te klikken.

• QR code voor het dowloaden van Basis App en Smart Ok App.
  Kun je met je mobiel QR codes scannen? Scan dan eenvoudig de QR code met je mobiel en het brengt je naar de Android’s Play store of de Apple’s App store. Je kunt de apps downloaden en er meteen mee werken.

3. Het gebruikersmenu:
   We hebben het gebruikersmenu aangepast. Je kunt hier meteen je wachtwoord of je PIN wijzigen door te klikken op de respectievelijke links. Ook kan je eenvoudig de taal wijzigen.

Op zaterdag 25 december is er een release met de volgende onderwerpen:

• Nieuwe functie: De instelling voor het verlopen van wachtwoorden.

Deze functie is geïntroduceerd om te voldoen aan de ISO-richtlijnen voor webbeveiliging.

• De beheerder van de organisatie kan de instellingen verrichten en beheren die van toepassing zijn op alle gebruikers van het Smartbooqing portaal. Hier kan de beheerder de voorkeur voor frequentie en meldingswaarschuwingen voor wachtwoordwijziging bepalen.
• We raden het aan om deze instelling te gebruiken; echter organisaties kunnen besluiten het niet te gebruiken.
• Om te voorkomen dat het wachtwoord plotseling verloopt, wordt deze instelling UITGESCHAKELD gehouden voor alle organisaties die aanwezig zijn in Smartbooqing, op het moment dat het LIVE gaat.

Uiteraard kan deze functie worden ingeschakeld door te gaan naar:

Organisatie-instellingenàOrganisatie-infoà Toon geavanceerde instellingen à Wachtwoordvervalbeleid.

• Standaard wordt de vervaldatum voor nieuwe organisaties ingeschakeld met 60 dagen voor wachtwoordwijziging en 10 dagen voor waarschuwingsduur.

Voor meer details, klik hire.

• Oplossingen voor bestands- en documentstatus:

We hebben het probleem opgelost van bestanden die met een verkeerde “Status” werden weergegeven op de pagina ‘Ontvangen bestanden’.

Beste gebruikers,

Komende weekend gaan op 3 juli twee verbeteringen live voor de Factuur Detail Pagina (FDP):

• Omschrijvingen aanpassen
• Een eenmalige aanpassing wordt niet standaard voorgesteld als instellings-aanpassing.

1. Omschrijvingen aanpassen op Factuur Detail Pagina (FDP)

De oorspronkelijke werkwijze voor BTW en vaste codering was dat regels niet aanpasbaar waren. Bij het exporteren van de factuur werd deze regel omschrijving toegevoegd.

Sinds de release van 15 mei is het mogelijk om de regels aan te passen. Echter bij lege regelomschrijving werd de omschrijving niet toegevoegd. Dit punt hebben we opgepakt in deze release.

Dus na deze release zijn voor vast en BTW verwerking op de Factuur Detail Pagina de regel-omschrijvingen leeg. Indien ze worden ingevuld, worden deze ingevulde omschrijving ge-exporteerd. Indien ze niet worden ingevuld dan vult het systeem deze regels in conform de instellingen voor niet-gegroepeerde regels.

Met deze release:

• Deze aanpassing betreft de facturen met BTW en Vaste codering.
• De instelling voor groeperen blijft permanent UITGESCHAKELD voor Vaste en BTW-codering, u kunt de instelling niet AAN zetten.
• Op de factuurdetailpagina (IDP) kunnen artikelregels worden bewerkt. Deze handmatige regel-omschrijving wordt ge-exporteerd.
• Als de regelbeschrijving leeg is, wordt de beschrijving geëxporteerd volgens de beschrijvingsinstelling voor ‘Groeperen’ zoals ingesteld in de Beheerinstelling (zie onderstaande afbeelding)

Opmerking: voor item, samenvatting, specifieke coderingsregel is er geen wijziging.

1. Boek Volgende keer instelling

Wanneer de accountcode werd gewijzigd op de Review Pagina (RP) of de factuurdetailpagina (FDP), dan werd de nieuwe code standaard als suggestie voorgesteld als nieuwe instelling. In sommige gevallen zorgde dit ervoor dat de instelling onbedoeld werd aangepast.

Met deze release:

• Een aanpassing wordt standaard niet voorgesteld als een suggestie in de instelling.
• ‘Boek de volgende keer ‘ wordt ‘Onthoud instelling ‘ genoemd en is een selectievakje.
• Aanvankelijk is dit  selectievakje uitgeschakeld. Het selectievakje kan worden geselecteerd indien de accountcode is gewijzigd.
• Indien het een eenmalige aanpassing betreft is de kleur van de accountcode lichtblauw. Als de keuze moet worden onthouden/ het selectievakje is gezelecteerd dan wordt de kleur van de accountcode donkerblauw

Bij gelijkwaardige regels wordt alleen de laatste optie onthouden om te voorkomen dat er conflicterende instellingen kunnen worden meegegeven.

Beste gebruikers,

Om de gebruikerservaring te verbeteren brengen we op 12 juni een release uit met de volgende veranderingen:

• Documentdetailpagina: Wijzigingen op regelniveau kan je aanbrengen door één keer te klikken op het te wijzigen veld.
• 
• Instellingen voor Dimensies zijn verplaatst naar > Verwerkingsinstellingen > Dimensies.
• 
• Het portaal is grotendeels toetsenbordvriendelijk gemaakt: Je kunt met de toetsen ‘Enter’, ‘Tab’, de spatiebalk en de pijltjestoetsen navigeren naar de velden en de actie uitvoeren op de pagina’s van DDP, Review, Verwerkingsinstellingen, Administratielijst, Gebruikerslijst en Template. De andere pagina’s zullen binnenkort volgen.
• Als je met de muis over een icoon/menu gaat wordt deze extra gemarkeerd
  

Om de gebruikerservaring te verbeteren brengen we op 15 mei een release uit met enkele vernieuwde functies:

1. Aanpassen van bedrag op de documentdetailpagina

Eerder werd bij elke aanpassing van de BTW codes ook het regel-bedrag aangepast. Soms was dat onwenselijk en dat is verbeterd. Als de btw-code of het btw-percentage wordt gewijzigd, worden de bedragen (btw-bedrag en bedrag exclusief btw) opnieuw berekend zonder dat het uiteindelijke regelbedrag gewijzigd wordt.

  (Waarden in het rode kader wijzigen en de waarden in het groene kader blijven ongewijzigd)

2. Het groeperen (verdichten) van regels staat standaard uitgeschakeld voor nieuwe relaties.

Voor bestaande relaties blijft de instelling voor artikel, specifieke en samenvattingscodering ongewijzigd.
Groeperen voor vaste en btw-codering wordt uitgeschakeld voor bestaande relaties.
– Als de instellingen voor groepsboeking UIT staat kunt u de regelomschrijving bewerken.
– De aangepaste regelomschrijving wordt vervolgens geëxporteerd naar het boekhoudsysteem.

3. Door de gebruiker gedefinieerde relatienummerinstelling:

Het relatienummer dat in Smartbooqing wordt aangemaakt, wordt bepaald door de instelling in het boekhoudsysteem en wordt uitgewisseld met het boekhoudsysteem. U kunt uw eigen relatienummerpatroon instellen om te voorkomen dat het relatienummer wordt overschreven.

4. Documenten verplaatsen naar andere administratie (gepland om deze week uit te brengen ) :

• Verplaats reeds verwerkte documenten via de reviewpagina van de ene naar de andere administratie.
• Het verplaatste document van de oude administratie komt in het archief als ‘overige’. Het verplaatste document wordt in de nieuwe administratie verwerkt.
• Het wijzigen van de administratie wordt in de tijdlijn van beide administraties getoond met de naam van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
• 

Opmerking: Deze functie wordt niet ondersteund in VISMA-verbindingen en is niet vereist.

Klik hier om meer te lezen.

Vanaf  25 maart heeft Smartbooqing een gloednieuw portaal. Qua functionaliteit is er niets veranderd,  alleen de indeling van het portaal is gewijzigd. Deze nieuwe indeling biedt meer de gebruiker meer gemak en eenvoudige toegang tot instellingen.

Belangrijke veranderingen:

A. Wijzigingen in menu.

1. Organisatie en administratiemenu’s zijn beter gestructureerd.
2. Ontvangen bestanden, review, exporteren, exportfout en archief zijn meteen beschikbaar als u de administratie selecteert. Daarmee is de ‘Document Hub’ verdwenen.

B. Instellingen:

1. Alle instellingen zijn verplaatst naar de sectie ‘instellingen’. Instellingen voor organisatie, administratie, autorisatie en de verwerkingsinstellingen zijn eenvoudig te vinden en te bewerken.
2. Pictogrammen: de pictogrammen op de instellingspagina zijn aangepast.

Opmerking: Afhankelijk van de gebruikersrol zijn bepaalde instellingen wel of niet te zien.

C. Overige wijzigingen:

1. Compacte weergave: Er zijn alleen belangrijke menu’s beschikbaar.
2. Administratiedashboard: ‘Go digital ‘  en  ‘Administratiedashboard’ zijn beschikbaar in de tabbladweergave.

Opmerking: Het dashboard van Go Digital is alleen te zien voor de administraties die Peppol hebben geactiveerd.

D. Wijzigingen in de reviewpagina:

• Open acties: Met een klik krijgt u een overzicht van de open acties van deze administratie.
• Document openen in een nieuw venster: Wanneer u op deze knop klikt zoals in de afbeelding wordt weergegeven, worden alle documenten die u bekijkt, geopend in een nieuw venster.

Het huidige portaal hebben we opnieuw ontworpen voor meer gebruikersgemak. De wijzigingen gaan live over enkele weken. Maar tot die tijd en voordat het live gaat kan er feedback of suggesties worden gegeven.

• Uw actieve feedback is welkom om de interface verder te optimaliseren.
• Gedurende 2 weken vanaf 5 maartto 19 maart, verzoeken wij u om in te loggen via de volgende link -> https://app.smartbooqing.com  (de link is beveiligd). Gebruik dezelfde inloggevens.  Als er wijzigingen in deze omgeving worden aangebracht, worden deze tegelijk ook doorgevoerd in uw huidige omgeving (Ververs de pagina om wijzigingen te zien). Opmerking: Deze link is tijdelijk. De omgeving is hetzelfde, alleen het uiterlijk is anders. De tijdelijk link wordt toegevoegd in het huidige portaal zodat u ook rechtstreeks naar de nieuwe omgeving kunt navigeren. De nieuwe omgeving wordt geopend in een nieuw venster.
• U kunt uw feedback blijven delen door te e-mailen naar support@smartbooqing.com
• Zodra we de wijzigingen in het portaal live hebben gemaakt kunt u de huidige link weer gebruiken.

In het portaal zijn wijzigingen te zien met betrekking tot kleuren, lettertype en tekstkoppen.

1. Wijzigingen in menu

Oud organisatiemenu

Nieuw organisatiemenu

Oud beheermenu

Nieuw beheermenu

De kleur van “Menu organisatie-/administratieniveau” wordt in het wit weergegeven. Niet alleen is de kleur veranderd, maar ook de navigatie:

A) Organisatiemenu, met de submenu’s: Beheer, gebruikers, divisies, templates.

Wijziging in gebruikersdashboard; Als review, autoriseer, bevestig en exportfout een administratieaantal >0 heeft, dan heeft de kolom een rode achtergrond.

Indien er enige document staat te wachten op autorisatie, bevestgen of review wordt de kolom rood gekleurd.

Vraag: Vindt u dit een verbetering of liever niet?

B) Administratiemenu, met de submenu’s: Alle secties die eerder onder de ‘document hub’ stonden zoals ontvangen bestanden, autorisatie, review, exporteren en exportfouten. Daarnaast dimensies en de relatielijst.

Compacte weergave: Wanneer u op de geel gemarkeerde knop klikt, zoals in de bovenstaande afbeelding, zijn alleen de belangrijke menu’s te zien.

C) Wijziging van het menu Administratie Dasboard: Dashboardmenu’s zijn verplaatst van een verticale uitlijning in linkermenu naar horizontale tabbladen. Opmerking: Go digital dashboard is zichtbaar voor administraties die Peppol of digitale facturen hebben geactiveerd.

2. Eenvoudig navigeren door een toegevoegd navigatiepad, waarbij je makkelijk stappen kunt terug zetten-  vanaf het beginpunt.

3. Instellingen

A) Organisatie-instellingen

Alle instellingen van organisaties zijn te vinden in deze sectie, raadpleeg de afbeelding om deze optie op het portaal te vinden.

B) Administratie-instellingen

Zodra u zich in een administratie bevindt kunt u als u op instellingen klikt, alle administratie-instellingen en de verwerking zien, zoals in de onderstaande afbeelding wordt weergegeven.

4. Pictogrammen

De pictogrammen zijn aangepast. Elk onderdeel heeft een herkenbaar pictogram gekregen:

5. Wijzigingen op de reviewpagina

A) Af te handelen open acties: Klik op ‘open acties’ en u wordt geleid naar de administratiedashboardpagina. De open acties worden an de rechterkant getoond waarna u actie kunt ondernemen.

B) Document openen in een nieuw venster: Wanneer u op deze knop klikt zoals in onderstaande afbeelding wordt weergegeven, worden alle documenten die u bekijkt, geopend in een nieuw browservenster.

Smartbooqing heeft een release gepland op 19 december. Met deze release bieden we de gebruikers meer flexibiliteit en gemak door een aantal zelfserviceknoppen te introduceren.

• Verzoeken om prioriteren of opnieuw verwerken van documenten wordt mogelijk via één klik op de desbetreffende zelfserviceknop in plaats van via e-mails of chats. Het supportteam zal na de aanvraag het verzoek bevestigen via e-mail.

• Het unieke e-mailadres van de administratie is beter zichtbaar.

• Verbeterde coderingssuggesties voor verkooprelaties.

• Issue sorteren op aanleverdatum en bestandsnaam op de reviewpagina is opgelost.

1. Knop Zelfservice – Prioriteitsverzoek 

• ‘Prioriteitsverzoek’ is beschikbaar via ‘ontvangen bestanden’ in de ‘document hub’ EN via de ‘upload bestanden’ functie in het portaal. Elk verzoek zal worden bevestigd door het supportteam.

2. Zelfhulpknop – Opnieuw verwerken

• De optie ‘Opnieuw verwerken’ is beschikbaar op de pagina met documentdetails, op de reviewpagina en op de archiefpagina.

• Afbeelding 1 : Opnieuw verwerken op reviewpagina

• Afbeelding 2 : Opnieuw verwerken op DDP (document detail pagina)

Om meer te weten over de verbeterde templatefunctie, klik hier

3. Unieke e-mailadres per administratie

• Het unieke e-mailadres voor elke administratie zal zichtbaar zijn voor alle gebruikers op bij ‘Ontvangen bestanden’ onder elke administratie. Je kan het ook vinden in het administratie dashboard.
• Afbeelding 1 : Het unieke e-mailadres bekijken via ‘ontvangen bestanden’

• Afbeelding 2 : Het unieke e-mailadres bekijken in het administratie dashboard

Om meer te weten over de verbeterde templatefunctie, klik hier

Smartbooqing heeft een release gepland op 31 oktober. We hebben de functie en flexibiliteit van kostenplaats, partner-en projectcodes verbetert en uitgebreid met andere velden én verplaatst naar een nieuwe sectie ‘Dimensies’.

De bestaande velden in uw boekhoudsyteem kunnen worden ingesteld als dimensie en door middel van het instellen van regels c.q. voorwaarden de verwerking optimaliseren.

1. Nieuw dimensiemenu en dimensietegels

• Dimensies (onder administatie menu) is toegevoegd aan het menu aan de linkerkant van de pagina.

• Kostencode , Projectcode en Partnercode zijn verplaatst van ‘Verwerkingsinstellingen’ naar ‘Dimensies’. Elk dimensiesoort wordt weergeven met een klikbare tegel.

2. Regel/voorwaarde via een Pop-up instellen en tabel weergeven zodra de regel is ingesteld

• Gebruikers kunnen nu ook dimensies instellen op zoekwoorden met behulp van één pop-up en één tabel voor alle regels. Regels voor kostenplaatscode kunnen bijvoorbeeld worden ingesteld als hieronder
• Log in > Administratie > Dimensies > Kostencode > Nieuw

• Stel regels c.q. voorwaarden in door combinaties in de pop-up te selecteren uit Relatienaam, Trefwoord en Grootboek code.
• Als u de voorwaarde hebt ingesteld kunt u de dimensiesoort zoals kostenplaatscode instellen.
• Log in > Administratie > Dimensies > Kostenplaats > Nieuw >Tabel Kostenplaatscode instellen

Opmerking : Deze manier van instellen is van toepassing op alle dimensiesoorten (Kostencode, projectcode , partnercode, ordercode, locatie enz.)

3. Documentdetailpagina :

• Dimensies die door u zijn geconfigureerd, zijn beschikbaar op de Documentdetailpagina.

4. Reviewpagina dimensiepictogrammen

• Op de reviewpagina zijn er pictogrammen beschikbaar voor kop-en regelniveau dimensies onder ‘extra instellingen’.

5. Vrije dimensies

• Hoeveelheid, gewicht, eenheid, zijn alleen beschikbaar voor administraties in Accountview en Visma.

In Twinfield periode spreiden op regelniveau.

Op 16 augustus brengen we een release uit ten behoeve van het Twinfield systeem om factuurbedragen te kunnen spreiden op factuurregelniveau.

Tot nog toe was het spreiden van perioden in Twinfield via de reviewpagina alleen mogelijk voor het totale factuurbedrag. Met deze release is het ook mogelijk te spreiden op individuele factuurregels.

Stappen:

Document hub-> Review Pagina-> Klik op het vergrootglas om de factuur te openen (Factuurdetailpagina)

1. Activeer de knop ‘spreiden’.
2. Stel de gewenste ‘van/tot’ periode in van het factuurbedrag. Deze periode wordt ook toegepast op alle individuele factuurregels.
3. Je kunt ook de spreidperiode instellen voor individuele factuurregels. De factuurperiode wordt dan beschouwd als de spreidperiode voor het factuurbedrag.
4. De instellingen van het spreiden worden geëxporteerd naar het boekhoudsysteem. Opmerking: Je kunt de instellingen van individuele factuurregels niet verwijderen.

Klik hier voor meer info over het spreiden van facturen

                       Afbeelding: Twinfield periode spreiden op regelniveau.

Smartbooqing heeft een aankomende release op 6 juli waarin we een aantal nieuwe functies lanceren zoals ‘zoek in archief’ en ‘verbeterde synchronisatie’.

A. Verbeterde synchronisatie

• Veel snellere synchronisatie door een parallelle uitvoering in de backend.
• Het is mogelijk om slechts een deel te synchroniseren als een volledige sync niet nodig is.

– Grootboekcodes, BTW-codes, perioden, kostenplaatsen, dagboeken etc. kunnen voortaan afzonderlijk worden gesynchroniseerd. Dit gaat nu veel sneller.
– Voor het synchroniseren van de volledige administratie: Klik op de knop ‘ synchroniseren’ rechtsboven.
– Voor deelsynchronisatie: Klik op de pijl omlaag van de knop ‘synchroniseren’ rechtsboven en selecteer het gewenste onderdeel.

• Bekijk de benodigde tijd voor het synchroniseren: Klik op de pijl van de knop ‘synchroniseren’.
• Synchroniseren kan via de volgende pagina’s: Document Hub, Kostenplaats, Partnercodering, Projectcodering, BTW-codering en Relatielijst.
• Kijk hier voor meer informatie.

B. Zoek in archief

• Terwijl je documenten reviewt kun je gerelateerde documenten zoeken in het archief in Smartbooqing (gearchiveerde documenten)
• Er is een nieuwe functie ‘zoek in archief’ toegevoegd aan de reviewpagina en document detail pagina (DDP), autorisatie en bevestiging.
• Je kunt o.a. filteren op documentnummer en aanleverdatum.
• Kijk hier voor meer informatie.

Afbeelding: ‘zoek in archief’ beschikbaar op Reviewpagina

Afbeelding: ‘zoek in archief’ beschikbaar op documentdetailpagina.

 Afbeelding: geavanceerde zoekoptie in archief

Gedurende dit jaar gaan we de templatefunctie verbeteren en de eerste fase hiervan gaat live komende zaterdag 4 juli. Het zal later mogelijk worden om een template in te stellen voor de hele organisatie en per sector af te wijken van de organisatie instelling.

De oude werkwijze was meer op administratieniveau, waarbij de relaties gebaseerd op naam/adres/IBAN/KvK werden gekoppeld aan de template. Hierdoor werden er door het systeem nieuwe relaties aangemaakt.

De verbeterde templatefunctie is efficiënter en op organisatieniveau waarbij de relaties alleen nog maar gekoppeld kunnen worden gebaseerd op IBAN/KvK. Daarbij wordt voorkomen dat er dubbele relaties worden aangemaakt.

Vernieuwde template werkwijze:

1. Relaties worden gekoppeld gebaseerd op IBAN of KvK.
2. Criteria voor het koppelen van relatie aan template: Dezelfde IBAN of KvK + Land + Relatietype (Klant of Leverancier)
3. Relaties met de nieuwe IBAN/KvK worden als nieuwe relatie toegevoegd aan de template wanneer de factuur van die relatie is geëxporteerd.
4. Relaties waarvan IBAN/ KvK ontbreekt worden niet gekoppeld aan de template.
5. Je kunt Land, KvK, Sector en IBAN bekijken van de templaterelatie.

Splitsen relaties: Indien een bedrijf (één KvK) in de template moet komen als meerdere relaties met elk bv. een eigen IBAN dan kun je de organisatie splitsen. Je kunt verschillende verwerkingsinstellingen toepassen voor elke relatie.

Stappen:

1. Selecteer relaties met meerdere IBAN’s/  IBAN en een KvK.
2. Klik op de knop ‘Splitsen’
3. Selecteer een IBAN/KvK waarvoor je een nieuwe relatie wilt aanmaken.  De verwerkingsinstellingen kunnen tegelijk ook worden aangepast.
4. Je kunt bekijken hoe de geselecteerde IBAN/KvK zich opsplitst in een nieuwe relatie.
5. Bij het klikken op ‘Splitsen en voltooien’ wordt er een nieuwe relatie aangemaakt met de geselecteerde gegevens.
6. De nieuwe relatie wordt weergegeven met dezelfde naam en de bijgewerkte verwerkingsinstellingen en zijn te herkennen aan een ‘splitsen-icoon’.

Tips: Gebruik het zoekfilter om gemakkelijk kandidaten te zoeken om te splitsen.

Om meer te weten over de verbeterde templatefunctie, klik hier

Met ingang van 6 juni kunt u gebruik maken van een extra functie die we hebben ontwikkeld:

‘PDF niet splitsen’. Hiermee kunt u voorkomen dat ingediende documenten worden opgesplitst. Deze functionaliteit is met name handig als specificaties bij facturen bewaard moeten blijven.

Bestanden uploaden vanaf portaal

1. Selecteer documenten en klik vervolgens op de instellingen ‘PDF niet splitsen’.
   ‘PDF niet splitsen’ kan niet worden toegepast als documenten al in het verwerkingsproces zijn.

• Bestanden verzenden via e-mail:

1. ‘PDF niet splitsen’ gebaseerd op trefwoord(en):  In de instellingen voor ‘PDF niet splitsen’ kun je trefwoorden instellen waarmee je voorkomt dat documenten worden gesplitst. Deze trefwoorden moeten deel uitmaken van de onderwerpregel van de e-mail. Maak het trefwoord voldoende lang en uniek om ongeweste effecten te voorkomen. Kies bijvoorbeeld ‘#nietsplitsen#’ of ‘Vodafone maandoverzicht’  als trefwoorden.

• Voorbeeld:
  Email onderwerp is: Vodafone maandoverzicht April. Hiervoor zou het trefwoord kunnen zijn: ‘Vodafone’, Vodafone maand’ en ‘Vodafone maandoverzicht’.

2. ‘PDF niet splitsen’ gebaseerd op e-mailadres van afzender: In de instellingen voor ‘PDF niet splitsen’ kun je e-mailadres(sen) van afzenders instellen. Toegevoegde documenten van deze afzenders worden niet gesplitst.

Klik hier (https://support.smartbooqing.com/knowledge-base/pdf-niet-splitsen/) voor meer informatie over ‘PDF niet splitsen’.

Opmerking: ‘PDF niet splitsen’ wordt alleen toegepast op een individuele scan/PDF. Bij het verzenden van meerdere bestanden worden de documenten niet samengevoegd tot één document.

Review Pagina:

1. Document(en) die  ‘Gesplitst’ zijn door Smartbooqing.
2. Document(en), waarop ‘PDF niet splitsen’ is toegepast

In de komende release op 29 februari 2020, hebben we een aantal belangrijke functies toegevoegd.

A. Documenten uploaden bij een onvolledige administratie.
Documenten kunnen meteen geüpload worden. Zelfs als de administratie nog niet geheel is ingesteld

B. Autorisatie-instellingen

1. Inregelen is nu kinderspel:
Na het activeren van de autorisatie komt direct een scherm waarmee enkele instellingen direct kunnen worden doorgevoerd. Zo kunnen gebruikers direct worden toegevoegd aan de autorisatie.

2. Meer flexibiliteit: Bevestigen kan worden overgeslagen:
Autorisatie kent 2 stappen: Autorisatie, met een slimme workflow en een stap waar alle documenten stoppen, het bevestigen. Standaard is bevestigen aan en autorisatie optioneel. Nu is ook bevestigen optioneel.

3. De autorisatie workflow is uitgebreid met extra criteria voor autorisatieregels:

• Documenten die onder geen enkele autorisatieregel vallen kunnen worden doorgestuurd naar aan autorisator.
• Documenten kunnen nu worden doorgestuurd op basis van documenttype (Aankoop/ Verkoop/ Overige)
• Documenten kunnen worden doorgestuurd in geval van nieuwe relaties.

4. Tijdelijke afwezigheid.
Wijs een vervangende autorisator toe, bij afwezigheid van de autorisator. Alle documenten worden tijdelijk naar de vervangende autorisator gestuurd.

C. Tijdlijn exporteren in PDF

Bekijk Smartbooqing ‘Documenttijdlijn en reviewopmerkingen’ in uw boekhoudsysteem. Smartbooqing voegt een extra pagina toe aan uw PDF, waarmee u inzicht krijgt in de verschillende acties die zijn ondernomen en opmerkingen van gebruikers die over het document worden vermeld.

D. Tijdlijn is beschikbaar voor gearchiveerde documenten.

In de aankomende release van 21 december hebben we ons geconcentreerd op het oplossen  van 2 kwesties met betrekking tot  Visma-administraties.

• Vestiging als kolom op de Review Pagina (voor Visma administraties).
• Gedeeltelijk aftrekbare BTW (gesplitste BTW).

1. Standaardlocatie

• Document zal worden geboekt op de standaardlocatie,  indien ingesteld in Visma.

• De locatie kan worden bekeken en ingesteld vanaf de reviewpagina.
• De instelling ‘Standaard locatie’ staat automatisch op AAN. Als dit niet gewenst is dan kan het uitgezet worden: Administratie-instellingen>>Standaard>>Toon geavanceerde instellingen>>  Administratie-mastergegevens zijn van uw systeem gekopieerd.

• Als de locatie is ingesteld op ‘Documenten met een andere tenaamstelling’, wordt er prioriteit gegeven aan de locatie die is ingesteld.

2. Gedeeltelijk aftrekbare BTW

• BTW-bedrag wordt gesplitst in  Visma volgens ‘gedeeltelijk aftrekbare BTW’-instelling.
• Het percentage van de BTW-code wordt toegepast en kan niet worden gewijzigd.

• Het BTW-bedrag kan niet worden gewijzigd op de documentdetailpagina voor de respectieve codes.

Smartbooqing brengt een release uit op 18 oktober waarin we een aantal pagina’s gebuikersvriendelijker hebben gemaakt.

A. De reviewpagina heeft een extra optie gekregen ‘maximaliseren’. Daarmee kan een groter aantal documenten tegelijk bekeken worden. De werkruimte.

B. Om te verduidelijken welke mogelijkheden er zijn ten aanzien van het bewerken van relaties en documenten, worden voortaan alle functieknoppen getoond op de respectieve pagina. Om de functieknop te kunnen gebruiken dien je wel eerst een relatie of een document te selecteren.

Smartbooqing brengt een release uit op 14 september waarin we enkele nieuwe functies introduceren. Voor enkele veelvoorkomende vragen die we op de helpdesk kregen hebben we enkele functies toegevoegd zodat gebruikers deze acties zelf kunnen uitvoeren.

Zo is het nu mogelijk om documenten nogmaals te exporteren naar het boekhoudsysteem. Als je documenten per abuis in de verkeerde administratie hebt aangeleverd kun je ze voortaan zelf snel naar de juiste administratie verplaatsen. Reviewtijd wordt verkort doordat het systeem nu automatisch het Kvk-nummer uitleest in invult bij de relatie. Tevens is een verbeterde artikelgroeptoewijzing ontwikkeld.

A.Opnieuw exporteren

Reeds gearchiveerde documenten kunnen snel opnieuw naar uw boekhoudsysteem worden geëxporteerd. Dit kan worden gedaan vanuit het ‘Archief’. Klik hier om meer te lezen.

Opmerking: Haal ze voordat je ze nogmaals exporteert wel uit het boekhoudsysteem om exportfouten te voorkomen.

B. Geüploade facturen verplaatsen naar een andere administratie.

Als u per abuis bestanden hebt geüpload naar een verkeerde administratie, kunt u eenvoudig deze bestanden verplaatsen naar de juiste administratie. Klik hier om meer te lezen.

Opmerking: Dit is alleen mogelijk als de status van het document ‘wachtrij’ is. Als het document eenmaal in het verwerkingsproces zit kan het niet meer verplaatst worden.

C. Verbeterde verwerking:

• Artikelgroep en grootboekcodes zullen voortaan nog beter matchen.
• Het systeem zal het KvK-nummer automatisch invullen voor relaties op basis van gegevens uit documenten. Het resulteert in betere verwerking van documenten en vermindert de reviewtijd van KvK-verificatie.

Smartbooqing brengt een release uit op 31 augustus waarin we nieuwe functies op de reviewpagina introduceren:

Door middel van ‘bulkbewerking’ is het nu mogelijk om snel de grootboekrekeningen van meerdere documenten tegelijk te wijzigen. En met het nieuwe filter is het zoeken naar documenten kinderspel geworden.

Bulkbewerking van grootboekrekeningenbewerken

• Wijzig snel en eenvoudig de grootboekrekeningen van meerdere documenten tegelijk.
• Alleen van toepassing op documenten met ‘BTW-codering’ en ‘Vaste Codering’.

Filteren op reviewpagina
Snel filteren van documenten op de reviewpagina door gebruik van een of meerdere opties: Relatienaam/code, aanleverdatum, coderingsregel en type document.

Kijk hier voor meer informatie.

Tip: Selecteer een relatie met behulp van de filters en door middel van ‘bulkbewerking’ kun je de grootboekrekeningen van de geselecteerde relatie bijwerken.

Smartbooqing brengt een release uit op 3 augustus waarin we de KvK-zoekfunctie hebben verbeterd. Tevens voegen we nieuwe functionaliteiten toe voor het reviewen van UBL facturen.

A. Verbeterde mogelijkheden bij review van UBL facturen (e-facturen).

We hebben wéér enkele belangrijke stappen gezet voor een betere review ervaring voor UBL facturen.

Zo is er nu op de reviewpagina een pictogram toegevoegd om de UBL van de PDF te kunnen onderscheiden.

1. PFD-symbool
2. UBL-symbool

In plaats van UBL als PDF te tonen, hebben we nu een UBL-viewer in het systeem geïntegreerd. De UBL wordt nu logisch weergegeven op de documentdetailpagina. Daar kunt u alle UBL-gegevens controleren, zoals:

1. UBL voorbeeld: Bekijk alle helder weergegeven details van de UBL.
2. UBL XML: Bekijk de UBL in XML-formaat.
3. UBL PDF: Bekijk de PDF die is gemaakt door smartbooqing of de extern ingediende PDF.
4. Als er een interne PDF in de XML/UBL is, kunt u deze PDF bekijken.

Verbeterde controle op UBL Fraude.

De UBL data is leidend voor de verdere automatische verwerking. Door het bekijken van de UBL data is er beter grip op de onderliggende data. De UBL viewer is daarom een belangrijke verbetering in automatische factuurverwerking.
Daarnaast is goed om te weten dat Smartbooqing controleert op UBL fraude. Dat is fraude waar de data in de PDF afwijkt van de UBL: Denk aan een andere IBAN of afwijkend bedrag. In dat geval wordt de afwijkende PDF geweigerd en vervangen door de PDF die Smartbooqing genereert van de UBL data.

B. Verbeterde zoekfunctie in KvK-database

Als de KvK-gegevens niet worden getoond, klik dan op ‘Meer vinden’ om real-time gegevens in de officiële database te zoeken.

C. Automatische suggesties op Documentdetailpagina (DDP)

• Deze functie is nu beschikbaar op DDP en was al eerder toegevoegd aan de reviewpagina.
• De huidige drop-downfunctie is vervangen door automatische suggesties.
• Lijst met suggesties wordt getoond bij een muisklik, pijlomlaagfunctie op toetsenbord of als u begint met het typen van de eerste paar tekens.
Het kan een enorme verbetering van snelheid en prestaties opleveren

Smartbooqing heeft een aankomende release op 6 juli waarin we een aantal nieuwe functies lanceren zoals ‘zoek in archief’ en ‘verbeterde synchronisatie’.

A. Verbeterde synchronisatie

• Veel snellere synchronisatie door een parallelle uitvoering in de backend.
• Het is mogelijk om slechts een deel te synchroniseren als een volledige sync niet nodig is.

– Grootboekcodes, BTW-codes, perioden, kostenplaatsen, dagboeken etc. kunnen voortaan afzonderlijk worden gesynchroniseerd. Dit gaat nu veel sneller.
– Voor het synchroniseren van de volledige administratie: Klik op de knop ‘ synchroniseren’ rechtsboven.
– Voor deelsynchronisatie: Klik op de pijl omlaag van de knop ‘synchroniseren’ rechtsboven en selecteer het gewenste onderdeel.

• Bekijk de benodigde tijd voor het synchroniseren: Klik op de pijl van de knop ‘synchroniseren’.
• Synchroniseren kan via de volgende pagina’s: Document Hub, Kostenplaats, Partnercodering, Projectcodering, BTW-codering en Relatielijst.
• Kijk hier voor meer informatie.

B. Zoek in archief

• Terwijl je documenten reviewt kun je gerelateerde documenten zoeken in het archief in Smartbooqing (gearchiveerde documenten)
• Er is een nieuwe functie ‘zoek in archief’ toegevoegd aan de reviewpagina en document detail pagina (DDP), autorisatie en bevestiging.
• Je kunt o.a. filteren op documentnummer en aanleverdatum.
• Kijk hier voor meer informatie.

               Afbeelding: ‘zoek in archief’ beschikbaar op Reviewpagina.

               Afbeelding: ‘zoek in archief’ beschikbaar op documentdetailpagina.

                 Afbeelding: geavanceerde zoekoptie in archief

Met veel genoegen kondigen we de lancering aan van ons nieuwe product, de Autorisatie App op 21 juni!

Wat kun je met deze app?

• Vanaf nu kun je altijd en overal documenten goedkeuren.
• Je kunt relevante documenten onderscheiden voor een meer transparante boekhouding
• Veeg over het scherm van je smartphone om documenten te autoriseren/ bevestigen

Hoe werkt het?

• Instellingen gaan via het Smartbooqing portaal:

• Activeer de autorisatiemodule van de administratie
• Wijs de autorisatierechten toe aan gebruikers; wie mag autoriseren en wie bevestigen
• Stel de autorisatieregels in om inkomende documenten te filteren

Vanaf 1 Augustus zijn de kosten van autorisatie € 3,50 per persoon, per maand.

• Download de app “SmartOk” in de Playstore/App store en je kunt beginnen.
  • Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.smartbooqing.smartok
  •  ioS:https://apps.apple.com/app/smart-ok/id1466950203?ls=1

Voor meer informatie over de app, klik hier.

De volgende verbeteringen zijn aangebracht in de release van 9 juni

A. Verbeterde verwerking voor onvolledige facturen.

Onvolledige facturen worden momenteel standaard niet verwerkt. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er verkoopfacturen worden aangeleverd zonder briefpapier informatie.  Vanaf nu kunnen ook deze onvolledige facturen worden verwerkt.

• De instelling is te initiëren op relatie overzicht.
• Indien je een document van ‘niet geboekt’ verandert naar ‘verkoop’ dan zal het systeem vanzelf deze suggestie doen.

B. Kleine verbetering betreffende credit facturen

• Als je tijdens een review het factuurbedrag negatief maakt zal het systeem de factuur omzetten naar ‘credit factuur’ en een bevestiging tonen.
• Dit gebeurt ook als een credit factuur wordt omgezet naar een standaard factuur.

C. Vestiging (Alleen voor VISMA)

• Je kunt nu op de Document Detail Pagina de vestiging kiezen. De gekozen waarde wordt dan vervolgens ook aan de regels toegekend.

Dit is alleen van toepassing op Visma

Op 7 april a.s. wordt er een nieuwe release uitgebracht waarbij we enkele verbeteringen hebben aangebracht in de documentverwerking.

A ) Kosten spreiden over meerdere periodes
Hiermee kunnen uitgestelde kosten, aanbetalingen of termijnen over meerdere perioden gespreid worden.

• ‘Spreiden’ kan worden geactiveerd op:
  • De Reviewpagina of
  • De Document detail pagina
• Je kunt het volledige factuurbedrag spreiden of deels voor enkele artikelen, afhankelijk van de software van het boekhoudpakket.
• Op dit moment is ‘spreiden’ alleen mogelijk met Twinfield en Exact Online.

Review pagina

1. Selecteer document
2. Spreidt document
3. Spreiden geactiveerd

Document Detail Pagina

Archief

B ) Verbeterde gebruikerservaring op documentdetailpagina:

1. Op de documentdetailpagina is ‘Automatisch betalen’ verplaatst naar het tabblad ‘document details’.
2. ‘SBQ opmerking’ blijven zichtbaar.
3. Vergroot PDF-gebied

C ) Toon template-naam die gekoppeld is aan Administratienaam in het linkerkeuzemenu

Er komt een nieuwe release uit op 2 maart 2019 waarin we verbeteringen hebben aangebracht in de reviewpagina.

Administratie-> Document Hub-> Review.

1. Automatisch aanvullen

⦁ De huidige keuzemenu’s zijn vervangen door tekstinvoervelden met automatische aanvulling. Gebaseerd op de karakters die je intypt verschijnen er suggesties.
⦁ De lijst met suggesties verschijnt met een muisklik, gebruik van de functie pijl omlaag ↓ of als je de eerste paar karakters intypt.
⦁ Door het automatisch aanvullen wordt de prestatie aanmerkelijk verbeterd. Het is vooralsnog alleen beschikbaar op de reviewpagina.

2. Periode ontbreekt & controleer periode: We hebben twee nieuwe notificaties geïntroduceerd.

⦁ 2.1 Periode ontbreekt: Deze notificatie verschijnt als er een factuur wordt ingediend waarbij de factuurdatum niet overeenkomt met één van de aanwezige periodes in de administratie. Controleer de factuur en stel de periode in.

⦁ 2.2 Controleer periode: Deze notificatie verschijnt als er een factuur is ingediend waarbij de factuurdatum overeenkomt met meerdere periodes. Controleer de factuur en selecteer de juiste periode.

Smartbooqing heeft een nieuwe release op 19 januari. We hebben enkele belangrijke verbeteringen aangebracht in de criteria en de presentatie van duplicaat / dubbele facturen,  instellen van standaard coderingsregels voor klanten en leveranciers voor elke regio.

1) Standaard coderingsregel instellen

U kunt een standaard coderingsregel instellen op basis van de vertrouwensfactor van het contact. Terwijl de standaard coderingsregels voor het beheer worden geïmporteerd als vaste en tussenrekening, worden deze ingesteld voor klant en leverancier voor regio’s NL, EU en niet-EU. Als de vertrouwensfactor kleiner is dan de beheerderfactor van het beheer, wordt de standaard coderingsregel toegepast voor dat contact anders als de vertrouwensfactor groter is dan de voorgestelde coderingsregel van Smartbooqing. [Details]

U kunt de standaard coderingsregelinstellingen op administratieniveau instellen.

Stappen: Beheerinstellingen> Basis> toon geavanceerde instellingen

U kunt de standaard coderingsregel voor de regio’s wijzigen door op configureren te klikken.

2) Duplicaat factuur

De duplicaat facturen zijn gecategoriseerd in twee types.

1. Duplicaat factuur. Wordt niet geboekt.
   Een factuur is een duplicaat factuur als hij overeenkomt met een eerdere factuur op:
   1. Dezelfde relatie
   2. Dezelfde factuurnummer
2. Waarchijnlijk duplicaat factuur. Wordt wel geboekt.

Een factuur is een duplicaat factuur als hij overeenkomt met een eerdere factuur op:

1. Dezelfde relatie
2. Factuurdatum
3. Factuurbedrag (incl. BTW).

Opmerking: als u wilt doorgaan met het boeken van een dubbele factuur, moet u het factuurnummer wijzigen.

Zie origineel  – Originele factuur van de huidige dubbele factuur

1. Review pagina

Duplicaat factuur

Waarschijnlijk duplicaat factuur

U kunt de originele factuur bekijken door op ‘zie originelen’ van de betreffende factuur te klikken. [Details]

2. Document detail pagina

3. Verbeterde BTW herkenning.

We hebben de BTW herkenning verbeterd en uitgebreid van alleen NL leveranciers naar EU contacten. De komende tijd zullen we dit nog verder verbeteren. De uitgelezen BTW voor nieuwe contacten komt op de Review Pagina en kan daar worden aangepast indien nodig alvorens deze wordt doorgevoerd naar het boekhoudsysteem.

• Onlangs hebben we geïnformeerd over de BTW 9% aanpassing dat er in Smartbooqing op 10 januari nog een kleine update zou gaan plaatsvinden.
  We hebben de kerstvakantie doorgewerkt en daarmee deze release naar voren gehaald. Gister is deze release live gegaan.
• Daarmee is de huidige status dat Smartbooqing de nieuwe BTW volledig ondersteunt – met zowel de automatische verwerking als met de handmatige aanpassing.
  Let erop dat je de nieuwe BTW code toevoegt in je administratie voordat je documenten aanlevert.
• Voor VISMA, Exact Online en eAccounting kan het voor het synchroniseren nodig zijn om opnieuw toegang te verlenen. Voor elke gebruiker ID van je boekhoudsysteem moet je onderstaande stap doornemen, zie afbeelding.

Ter info: Facturen die beiden BTW percentages hebben voor de verschillende regels gaan niet automatisch correct. Het systeem plaatst een opmerking ‘Controleer bedragen’

Komend weekend, 1 december, komt er een nieuwe release uit. Ons cadeau voor de feestdagen is dat we enkele belangrijke verbeteringen hebben doorgevoerd:

1. Het gebruikersdashboard heeft een beter documentenoverzicht.

2. Op de Reviewpagina worden de grootboekrekeningen getoond.

1. Het gebruikersdashboard heeft een beter documentenoverzicht.

Als je inlogt dan kom je standaard op je eigen gebruikersdashboard. Op dit dashboard is reeds een documententabel ‘document status’ aanwezig die we verbeterd hebben:

• In deze tabel wordt in kolommen de verschillende stadia van documentverwerking getoond. De bovenste rij geeft het aantal administraties aan, waarvan de documenten behandeld moeten worden. Deze rij kun je niet bewerken (A)
• Elke kolom is te sorteren op aflopend/oplopend (B)
• Klik in de kolom op het aantal en je wordt geleid naar de respectieve pagina waar je de acties kunt nemen. (C)
• Alle acties met betrekking tot de documenten zijn nu goed weergegeven in deze tabel. Het venster ‘Open acties’ zal verdwijnen. (D)

2. We tonen grootboekrekeningen en BTW op de reviewpagina.

Vanaf nu is voor alle facturen te zien op welke grootboekrekeningen en BTW codes ze geboekt gaan worden. Tevens kun je die codes op deze pagina bewerken. Je zult dus veel minder vaak naar de Document Detail Pagina (DDP)  hoeven te gaan.

a. OVERZICHT:

1. • Er worden maximaal 3 grootboekrekeningen weergegeven.
   • Dit geldt voor alle coderingsregels.
   • Als er meer dan drie grootboekrekeningen zijn, wordt dit aangeduid met ‘Toon meer’. Klik hierop en je wordt geleid naar de Document Detail Pagina (DDP)

b. BEWERKEN

1. • Bewerken van grootboekrekeningen kan meteen op ‘reviewpagina’. Dit geldt echter alleen voor de eenvoudige coderingsregels zoals ‘vaste codering’ en ‘BTW-codering’.
   • Als er sprake is van complexe coderingsregels (artikel-, specifieke-, en verzamelcodering) dan zijn de grootboekrekeningen te bewerken in de documentdetailpagina (DDP), klik daarvoor op het vergrootglas.
   • Bewerkte grootboekrekeningen zijn geel gemarkeerd.
   • Als je een grootboekrekening bewerkt verschijnt er een selectievakje:

• Als je het vakje selecteert: Dezelfde grootboekrekening wordt de volgende keer toegepast op toekomstige documenten.
• Niet geselecteerd: Wordt de volgende keer niet toegepast

Andere verbeteringen in deze release:

1. Het toevoegen van een BTW-nummer aan niet-Nederlandse relaties.
2. De relatiecode die door SBQ wordt gegenereerd bij het toevoegen van een nieuwe relatie.
3. In sommige gevallen was er inconsistentie in IBAN notificaties, dat is opgelost.

We hebben onze functionaliteit verbeterd op de onderstaande punten:

A. Toevoegen nieuw document; verwerk en exporteer onmiddellijk.

B. Sorteren van documenten voor gemakkelijke review

C. Verifieer IBAN; Optie voor het uitzetten/aanzetten van IBAN review en opmerkingen

D. Extra opties voor facturen meenemen in de betaalbatch

E. Favoriete administraties selecteren

F. Extra opties bij het zoeken naar KvK nummer

A. Document upload: Toevoegen nieuw document, voor directe export- vanaf Document Hub

Stel het is eind van de maand en er zijn enkele documenten die snel verwerkt dienen te worden:

Stap 1. Klik op ‘Toevoegen nieuwe factuur’ en upload het document

Stap 2. Vul de benodigde boekhoud informatie in

Stap 3. Exporteer het naar je boekhoudpakket. Review is niet nodig!

B.  Sorteren van documenten op de review pagina

Je hebt een factuur met één of meerdere bijlagen die Smartbooqing afzonderlijk opsplitst. Geen probleem! Je kunt ze voortaan makkelijk vinden en samenvoegen.

Gebruik de nieuwe functie waarbij je documenten kunt sorteren op aanleverdatum. Documenten in elke sectie worden gesorteerd op aanleverdatum en leverancier. Daardoor kun je de documenten achter elkaar vinden en de relevante pagina’s samenvoegen door ze te slepen.

Bijlagen komen in de sectie ‘Documenten met commentaar’. Dus voor relaties waar je de documenten wilt samenvoegen moet je voor de relatie de optie ‘altijd vragen’ aanzetten zodat de factuur ook in deze sectie komt.

C. Verifieer IBAN; Optie voor het uitzetten/aanzetten van IBAN review en opmerkingen

Wil je geïnformeerd worden wanneer je leverancier het nieuwe IBAN op de factuur heeft vermeld? Kies dan voor deze instelling. Je kunt het zowel voor een enkele administratie doen als voor de hele organisatie  

(Vind deze instelling in: Organisatie >>Voorkeuren&Administratie>>Review

We zullen de IBAN van de factuur samen met die van je leverancier laten zien. Dat betekent dat je snel kunt reviewen en kunt besluiten of je de IBAN wilt updaten in je boekhoudprogamma.

Er zijn handige tooltips op de Factuur Detail Pagina die je kunnen helpen met de informatie over review mededelingen/opmerkingen, zie hieronder:

We hebben in deze release de nodige verbeteringen doorgevoerd:

• Extra opties voor facturen meenemen in de betaalbatch
• Favoriete administraties selecteren
• Extra opties bij het zoeken naar KvK nummer

A. Betaalbatch
Er zijn extra mogelijkheden voor het meenemen van de factuur in de betaalbatch. Naast de opties om per relatie aan te geven of de facturen in de betaalbatch mee moeten, kan dat nu ook per factuur.

Deze functie wordt alleen voor Twinfield en AFAS ondersteund. Steeds meer gebruikers betalen direct vanuit de factuur-informatie. Daarom hebben we op veler verzoek hier extra functionaliteiten voor ontwikkeld.

• Zet het meenemen in de betaalbatch AAN in de administratie instellingen.

Alleen Twinfield en AFAS administraties zullen deze optie zien.

Bij Twinfield moet je ook de betaalwijze meegeven.

Als dit is ingesteld, dan zal de optie van betaalbatch ook getoond worden in de volgende gevallen:

• Bij het aanmaken van een nieuwe relatie: meenemen in betaalbatch of niet?
• Op de Factuur Detail Pagina bij de document review.
• Export fout van een nieuwe relatie

En bij Twinfield administraties is er in het relatie overzicht een extra kolom.

B. Favoriete administraties

De gebruiker kan zijn favoriete administraties kiezen. Alleen van deze administraties zullen er notificaties worden ontvangen en standaard komen de favorieten op het dashboard met open acties. De gebruiker heeft nog steeds toegang tot alle administraties.

Je kunt de notificaties die je ontvangt beperken door administraties te selecteren bij het menu waar je kunt wisselen van administratie.

Na het maken van een selectie hier zal gebruiker alleen nog notificaties van deze administraties ontvangen. In het gebruikers profiel kun je aangeven welk type notificaties je wenst te ontvangen. Standaard is elk type notificatie.
Op het dashboard van de gebruiker zullen standaard deze administraties getoond worden. Indien gewenst: alle administraties.

C. Geavanceerd zoeken in KvK
Voor het zoeken in de KvK naar het KvK-nummer van de relaties zijn er extra mogelijkheden toegevoegd.

Voor een beter en sneller resultaat kan de gebruiker nu met extra mogelijkheden bedrijven zoeken in het KvK bestand:

We wensen jullie veel succes met deze verbeteringen. Indien er vragen of opmerkingen zijn dan horen we dat natuurlijk graag!

Komende woendag komt er een release met de volgende punten:

Sommige bijlagen niet scheiden:
Achtergrond
Bij Smartbooqing kun je documenten ongesorteerd naar één bestand scannen en opsturen. Het systeem gaat automatisch documenten scheiden, sorteren. Bij deze aanpak worden ook de specificaties van de facturen gescheiden en als aparte documenten gezien. Op de review pagina kun je deze eenvoudig met drag&drop weer samenvoegen.

Verbetering
Vanaf komende woensdag gaat het systeem bij documenten bekijken of de documenten bij elkaar horen of niet. Dit geldt met name voor documenten die niet gescant worden, maar als PDF rechstreeks van de leverancier komen. In de meeste gevallen betreft het dan één factuur, mogelijk met specificaties. In steeds meer gevallen zullen deze niet meer gesplitst worden. Momenteel krijgen we 2 soorten bestanden binnen:
– Bestanden die gescand zijn op een scanner. Deze documenten zullen volgens de oude methode gescheiden worden.
– Bestanden die rechtstreeks uit een (financieel) systeem komen. Deze bestanden kan het systeem herkennen en deze bevatten altijd documenten van één transactie.
Als je dus bijvoorbeeld een originele KPN factuur factuur doorstuurd wordt de factuur en specificatie niet gescheiden. Indien je deze zou inscannen en aanleveren kan het systeem niet bepalen dat ze bij elkaar horen en ze scheiden.

Overige punten in deze release:
– Integratie met Visma.NET.
– Verbeterde export met de nieuwe API voor eAccounting.
– Synchronisatie is verbeterd, die kon stoppen in bepaalde situaties.

Met vriendelijke groet,
team Smartbooqing

In onze aankomende release hebben we de volgende funtionele verbeteringen aangebracht:

• Verbeterde identificatie van relatie

• De intelligentie van het systeem om uit de diverse documentinformatie de juiste leverancier/klant te vinden is een uitdaging en vraagt om regelmatige verbeteringen.
• We hebben bepaalde verbeteringen aangevraagd in deze fuzzy logic.

• • We verwachten daarmee een betere identificatie van relaties te behalen. Het systeem kan daardoor weloverwogen beslissingen nemen.
  • Betrouwbare bevindingen worden verwerkt zonder review.
  • Minder betrouwbare bevindingen (twijfelgevallen) zullen ter beoordeling worden voorgelegd onder ‘Verifieer relatie’.

• Accent op KvK:

• Een goed voorbereide relatie-inrichting draagt met grote mate bij aan de nauwkeurigheid van de gehele verwerkingscyclus van het document. Vandaar dat we een stap zetten naar het goed vastleggen van relaties.
• Het Kamer van Koophandel (kvK) nummer is meestal te vinden op de documenten; vandaar dat het een goede rol speelt in het vinden van de juiste relatie. Het systeem legt focus op deze parameter en probeert deze informatie voor elke relatie te verreiken.

• Als er geen KvK-nummer is zal het systeem je het vragen te geven
• Het syteem controleert KvK-nummer en bij twijfel zal je het moeten verifieren

• Coderingsregel suggestie

• Het systeem zal “tussenrekening” voorstellen wanneer het geen geschikt boekhoudpatroon heeft gevonden uit de instellingen van het boekhoudpakket en de financiële historie van de administraties.

Komend weekend komt er een release met weer enkele verbeteringen:
1) Documenten met vraagposten worden standaard als document met commentaar aangemerkt.
2) Voor Exact Online halen we bij nieuwe administraties ook de standaard instellingen op.
3) Tevens een aankondiging dat gebruikersrollen een andere naam gaan krijgen.

1. Documenten met vraagposten worden standaard als document met commentaar aangemerkt.
   
   Indien document (gedeeltelijk) op vraagposten worden geboekt kun je aangeven dat deze documenten op de review pagina moeten komen als document met commentaar. Deze instelling staat standaard op AAN, maar kun je uitzetten.
   

Ga naar Administratie instellingen Review Vraagposten

Standaard staat deze instelling op AAN.

• Vervolgens zie je het document op de review pagina met de opmerking ‘Verwerkt op vraagposten’.
• Opmerking: Er komt geen opmerking voor ‘vraagposten’ indien reeds de relatie of artikelgroep de instelling heeft ‘Vraag 1x’ of ‘Vraag altijd’. Dan komt er de opmerking ‘controleer grootboekrekening’.

2. Voor Exact Online halen we bij nieuwe administraties ook de standaard instellingen op.
   1. Bij het aanmelden van een nieuwe administratie halen we nu ook de standaard verwerkingsinstellingen voor de relatie op uit Exact Online.
   2. Deze standard instellingen worden meegenomen bij het inregelen van een nieuwe administratie.
      
3. Aankondiging van nieuwe namen voor gebruikersrollen.

• In de release van 19 mei zullen we nieuwe namen introduceren. Beide namen zullen gedurende 4 weken naast elkaar te gebruiken zijn. Tenslotte zullen de oude namen vervangen worden door de nieuwe namen.
• Dit betreft alleen een verandering van naam. De rechten blijven onveranderd.
  

Overzicht van de oude en nieuwe namen gebruikersrollen in Smartbooqing.

Overzicht van oude en nieuwe gebruikersrollen van de Smartbox – de autorisatie module.

We hebben een release voor komend weekend met de volgende verbeteringen:

1. Gebruikersdashboard: u ziet de documentstatus van alle administraties.

2. Contact toevoegen / bewerken op documentdetailpagina(DDP).

3. Verbetering en fixes van documentdetails

4. Nieuwe namen van gebruikersrollen

1. Gebruikersdashboard:

• Eenvoudig overzicht houden van al uw administraties. U ziet het aantal ontvangen documenten en in welke status ze zijn.
• klik op het document-aantal in een administratie om direct naar die documenten te gaan.
• Synchroniseer onvolledige administraties vanuit het gebruikersdashboard.

2. Nieuw contact pop-up in DDP:

• Het is eenvoudiger om factuur- en relatie-gegevens tegelijkertijd te bekijken.

• Om dit te vergemakkelijken, zijn de volgende aanpassingen uitgevoerd:

• Breedte wordt standaard geminimaliseerd.
• Optie om het venster te maximaliseren.

3. Op documentdetailpagina zijn enkele verbeteringen aangebracht

• de instelling voor credit factuur Aan / Uit wordt verplaatst naar het tabblad ‘Documentdetails’.
• Regels toevoegen 3-knoppen : +1, +5, +10.
• Er worden nieuwe regels in grijze kleur toegevoegd, wat aangeeft dat het systeem automatisch deze regels verwijderd als deze niet zijn ingevuld. grijze regels hoeven niet te worden verwijderd
• Pictogram zijn verplaatst van linker- naar rechterkant van de regel.
• Als regels worden verwerkt op vraagpostencode; deze codes worden gemarkeerd met lichtrode kleur op de reviewpagina en documentdetailpagina.

4. Nieuwe namen van gebruikersrollen: start vanaf 26 mei. Details zijn al eerder bekendgemaakt en deze zullen in de Knowledge Base ook te zien zijn.

3. Komende woensdag is er een release met de volgende verbeteringen:
   
   1. Review Pagina: Sorteer op aanleverdatum.
   • Naast het sorteren op opmerkingen, kun je nu ook sorteren op Aanleverdatum. Dit is met name handig als je documenten wilt samenvoegen die oorspronkelijk samen in één bestand zaten.

    

   • Nieuwe kolom ‘Verzenddatum’ is toegevoegd met vermelding van datum en tijdstip waarop het document is ingediend.
   • Documenten worden gegroepeerd op basis van geselecteerde sorteeropties: Bestand of Verzenddatum.
   • Voor een betere leesbaarheid worden de groepen gescheiden door een groene lijn.
   • Documenten in een groep worden gesorteerd op volgorde met de meest recente bovenaan.
   • Documenten kunnen verschillende status hebben:
   • Document is nog niet bekeken
   • document is bekeken
   • documenten kunnen na review worden ge-exporteerd of worden gesloten (en blijven op review pagina). Dit is met name handig indien bepaalde documenten nog door een 2^e persoon moeten worden bekeken voordat ze worden doorgezet.
     
   2. Alle documenten kunnen worden gesloten, ook niet-facturen.

   Door documenten te sluiten in plaats van exporteren is er de mogelijkheid om het 4-ogen principe toe te passen. Zodoende kan er een extra controle stap worden toegepast indien gewenst. Een tweede reviewer de betreffende documenten langslopen.

   1. 1. Klik op de grijze cirkel om de rijen weer te geven en je ziet de knoppen ‘Exporteer & Volgende’ en Sluiten &Volgende’
      2. Klik op ‘Sluiten & Volgende’ en het document wordt verplaatst naar het onderdeel ‘Documenten met gesloten opmerkingen’ van waaruit de tweede reviewer actie kan ondernemen.
      3. Voor het gemak; ‘sluit alles’ is er om alle documenten te sluiten met deze knop.

   
   

   3. Sluit in één klik meerdere documenten en bespaar tijd.

We hebben een aankomend release op 7/7/2018, waarin we nieuwe functies hebben ontwikkeld in ons huidige systeem. Zie hieronder:

1. Verbinding met Snelstart
2. Lancering van kennisbank

1) Snelstart-boekhoudsysteem: We hebben nu dit nieuwe systeem toegevoegd waarmee we verbinding kunnen maken.

• Hoe voeg ik een verbinding of administratie toe?

• Inloggen > organisatie uitbreiden > Submenu: ‘Verbinding’ > ‘+ Nieuwe verbinding’
• Je ziet een lijst met verbindingen waaruit je ‘Snelstart’ kan selecteren.

• Volg de stappen zoals hieronder vermeld:

2) Kennisbank:

We zijn blij om onze nieuwste aanvang van ondersteuning aan te kondigen – ons nieuwe ondersteuningsportaal en de bijlage door te verwijzen.

• We hopen dat onze kennisbank (KB) zal groeien om antwoorden te geven op veel van je urgente vragen. Onze kennisbank is gedetailleerd en opgesplitst in onderwerpen, voor gemakkelijk browsen. Bovendien is er een snelle zoekoptie om het browsen nog verder te vereenvoudigen.
• Enkele extra functies van onze KB-portaal:

– Nieuw supportticket verhogen

– CHAT met ons

– Verzoek om hulp op het scherm

• Voor meer gemak; je ziet ‘Page Help?’ voor elke pagina in het portaal, in de rechterbovenhoek, zoals hieronder.

3) Probleem oplossen –

a) Exportfout- Als je het documenttype wijzigt van boeken naar niet-boeken. Het systeem moet worden bevestigd om archief of beoordelingspagina te verzenden. Zie hieronder:

b) Extra controles toegevoegd in backend om verschillen in paginatellingen van door SmartBooqing verwerkte bestanden te voorkomen en te verzoenen met het aantal bestanden dat door de gebruiker is ingediend.

Dit weekend komt er weer een nieuwe update voor Smartbooqing, release 5.6.9 alweer.

De volgende functionaliteiten gaan dit weekend live:

1.  Eenvoudiger nieuwe administraties aanmelden.

Er zijn twee verbeteringen doorgevoerd:
a. Tijdens het aanmelden van een nieuwe administratie kun je direct gebruikers, vestigingen en template profielen toekennen aan een nieuwe administratie.
b. Er kan een hele groep van administraties worden aangemeld in één keer. En ook hier kun je gebruikers, vestigingen en templates in één keer aan alle administraties worden toegekend.

2.  Betere herkenning van relaties.

Smartbooqing gebruikt het KvK nummer om van een factuur de juiste relatie te verifiëren. Echter in enkele gevallen zijn er relaties in de administratie met hetzelfde KvK, BTW en IBAN nummer als de administratie zelf. Smartbooqing heeft de herkenning verbeterd zodat ook in dit scenario de juiste relatie wordt herkend.

• Afgelopen weekend, 15 september, hebben we een release uitgebracht waarin we de volgende functie hebben verbeterd:Op de review pagina tonen we PDF met behulp van muisbeweging.
  • Om het reviewproces te versnellen wordt de PDF getoond zonder dat je ergens hoeft te klikken.
  • Ga met de muis over de ‘relatienaam’ en je ziet de PDF aan de rechterkant verschijnen.

  Op de Factuur Detail Pagina kun je factuurregels aanpassen aan en uit zetten.

  Standaard kun je op de Factuur Detail Pagina (FDP) de factuurregels aanpassen. Als je dat niet wilt kun je het groeperen van factuurregels aanzetten, ook wel ‘verdichten’ genoemd. In dat geval worden artikelregels samengevoegd bij het exporteren. Als groeperen aan staat kun je de factuurregels op de Factuur Detail Pagina (FDP) niet aanpassen.

  Verbeteringen:

  • Je kunt de instellingen voor het reviewen van IBAN aanpassen. Daarmee zal het systeem voortaan de factuur samen met de IBAN van de relatie weergeven om het met elkaar te vergelijken.

  Ga naar: Administratie-instellingen –> Review –> Controleer IBAN

  • Tot nu toe toonde het systeem per relatie slechts één IBAN. Met deze verbetering kunnen we meerdere IBAN’s per relatie weergeven zoals die vermeld staan in het boekhoudsysteem.

• Op 21/10/2018 is er een nieuwe release. Hierin hebben we een nieuwe functie toegevoegd voor VISMA-administraties.
  • Drie nieuwe velden zijn toegevoegd aan de ‘document detail pagina’
    • Vestiging
    • Beschikbaar voor elke administratie
    • Kan worden geselecteerd voor gehele facturen danwel regels daarvan
    • Aantal en Eenheid
      • Alleen beschikbaar voor agrarische administraties ( Agrarische administraties worden geïdentificeerd aan de hand van bedrijfssector)
      • Kan alleen op regelniveau worden geselecteerd
  • De waarden in deze velden worden handmatig ingevuld en Smartbooqing zal ze toevoegen in VISMA

• Dit weekend brengen we een nieuwe release uit waarin we de volgende verbeteringen hebben aangebracht
  1. Richtlijnen voor gebruiker
  2. Verbeterde reviewpagina
  3. Verbeterde Smartbox

   

  1. Richtlijnen voor de nieuwe gebruiker van Smartbooqing:
  • Nieuwe gebruikers worden verwelkomd met vernieuwde schermen en richtijnen.
  • We begeleiden de nieuwe gebruiker en daardoor zal de trainingslast van supervisors verlaagd worden.
  • Deze welkomschermen zijn uitgebreid met verklarende artikelen, video’s, etc.

  https://uidemo.smartbooqing.com/icap-html/invited-user1.html

  2. Verbeterde reviewpagina:
  • Ons doel is om de review te vergemakkelijken.
  • Hieronder vind je enkele verbeteringen en in de komende weken zullen er meer volgen.
    • Markeren van ‘nieuwe relatie’
    • Op elke documentregel knoppen voor EXPORTEER, ARCHIVEER en SLUITEN
      • EXPORT: Verzend het document naar het boekhoudpakket
      • ARCHIVEER: Geëxporteerde documenten of niet-boekbare documenten worden bewaard in Smartbooqing.
      • SLUITEN: Sla het document op voor extra review
    • Enkele visuele verbeteringen (t.a.v. document uitklappen, velden beter uitgelijnd, document markeren etc. )
  3. Verbeterde Smartbox:
  • Je kunt het document afkeuren in het stadium van Autoriseren en Bevestigen.
  • Als je het document afkeurt in het stadium van Autoriseren of Bevestigen, ben je verplicht een reden op te geven.
  • Je kunt documenten ‘Ongedaan maken’ die door jou zijn afgekeurd. De ‘beheerder autorisatieregels’ kan alle afgekeurde documenten ‘ongedaan maken’
  • Deze optie is beschikbaar in de stadia Autoriseer en Bevestig.
  • Hieronder het overzicht ‘geautoriseerd’ met de lijst van geautoriseerde documenten.
  • Als je een autorisatieregel aanmaakt kun je niet meer dan 5 levels/niveau’s toevoegen.
  • Je kunt je eigen rechten niet aanpassen. Dit kan de ‘beheerder gebruikersrechten’ of de ‘beheerder autorisatieregels’ doen.

  Probleem opgelost:

  • Als je de Smartbox uitzet gaat de verwerking van de documenten die al in deze procedure zitten automatisch door.

• Er is een nieuwe release gepland op 11 november. De verbeterpunten in deze release zijn:
  • Machine learning
    • We hebben de logica voor het inrichten van nieuwe administraties verbeterd.
    • Je kunt de drempel voor review acties zelf instellen.
  • Aanpassingen op de pagina voor de relaties
  • Eenvoudig toevoegen van KvK nummers

  Machine learning:

  We hebben de logica voor het inrichten van nieuwe administraties opnieuw geschreven en verbeterd. Dit wordt de komende maanden nog verder doorontwikkeld.

  • Het inrichten van nieuwe administraties is verbeterd.
  • Het systeem kijkt per relatie naar:
    • Voorgaande transacties van de relatie in het boekhoudsysteem
    • De instelling die is meegegeven in het boekhoudsysteem
    • Cloud-intelligentie: Hoe wordt deze relatie en haar sectorgenoten geboekt bij soortgelijke administraties. Dit is nog in beta-versie en wordt verder ontwikkeld.
    • Deze bronnen worden samen gecombineerd en middels een betrouwbaarheidsfactor wordt de sterkte van de gedane suggestie aangegeven. De achtergrond van de suggestie en deze factor is inzichtelijk voor de gebruiker.
  • Instellingen voor de Machine Learning logica.Op organisatieniveau kun je de volgende waarden instellen:
    • Weegfactor (WF):  Het system zal per relatie een coderingssuggestie meegeven. Dit wordt gedaan op basis van 3 bronnen: Historie, instelling boekhoudsysteem en cloud-intelligentie. Hier kun je de weegfactoren meegeven per bron.
    • Boete percentage: Je kunt met de boetepercentage voor complexe suggesties sturing geven richting eenvoudige coderingssuggesties.
    • Vraagposten: Je kunt de drempelwaarde kiezen voor de betrouwbaarheidsfactor dat er voor nieuwe relaties de suggestie op ‘vraagposten’ moet worden gezet.  Als deze factor te laag is zal het systeem ‘vraagposten’ voorstellen.

   

  • Op administratieniveau kun je de volgende instellingen meegeven:
    • Nieuwe artikelen
    • Nieuwe relaties
    • Bevestig relaties – betreft de bestaande relaties in een administratie.

  Deze instellingen zullen zo worden ingesteld dat er voor de huidige gebruikers niets veranderd. Het wordt zo mogelijk om per gebruiker aan te geven
  of je bv. alle nieuwe relaties altijd wilt zien, of alleen als er iets bijzonders mee is. In dat laatste geval stel je een lagere factor in.

  
  Enkele aanpassingen in het relatie overzicht:

  Nieuwe kolommen:

  • Nieuwe artikelen
  • Kies de coderingsinstructie
  • Betrouwbaarheidsfactor (%) van de coderingsinstructie
  • Analyse: je kunt de achtergrond van de gedane coderingsinstructie zien.
  • Indien de factor lager is dan de ingestelde drempelwaarde, zie vorige sectie, dan is de suggestie niet sterk. Dit wordt dan aangegeven met een rode lijn. In dat geval klik je op de lijn voor meer details.

  
  Eenvoudig zoeken naar  het Kamer van Koophandel nummer

  • Als er van een relatie nog geen KVK-nummer bekend is, dan wordt het KvK-veld rood gemarkeerd. (C)
  • Dubbelklik op het KvK-veld dat je wilt bewerken.
  • Er verschijnt een scherm waarin je de naam die je zoekt kunt invullen.
  • Selecteer uit de suggesties.
  • Als er (nog) geen KvK-nummer is? Vink het selectievakje aan en geef een reden.
  • KvK-nummer en sector is verplicht voor elke administratie.