Met ‘Automatisch exporteren’ kunnen bepaalde facturen/documenten automatisch worden geëxporteerd naar het boekhoudsysteem. Dit is alleen mogelijk voor documenten die na verwerking niet verplicht hoeven te worden gecontroleerd.
Hoe schakel ik ‘Automatisch exporteren’ in voor een relatie?
De instelling is beschikbaar in de relatielijst, zowel in de standaardweergave als in de verwerkingsweergave.
Tijdens het instellen van de functie zijn er drie opties:
- Nee: De instelling ‘Automatisch exporteren’ wordt uitgeschakeld.
- Ja: De instelling ‘Automatisch exporteren’ wordt ingeschakeld en als de documenten van deze relatie facturen bevatten die niet verplicht hoeven te worden gecontroleerd, worden ze geëxporteerd.
- Criteria: De gebruiker kan een bedraglimiet instellen. Als het document geen vragen heeft die verplicht moeten worden gecontroleerd EN als het bedrag van die factuur MINDER is dan de ingestelde limiet, stopt de factuur niet op de reviewpagina, maar wordt deze direct geëxporteerd.
Dit scherm wordt weergegeven:
Workflow in Smartbooqing:
- Als een factuur wordt geüpload in een administratie waarbij ‘Autorisatie’ niet is ingeschakeld, wordt deze geëxporteerd zodra de verwerking is afgerond, mits er geen OPEN opmerkingen zijn.
- Als een factuur echter wordt geüpload in een administratie waar ‘Autorisatie’ is ingeschakeld en de factuur valt onder een van de regels, dan wordt de factuur pas geëxporteerd nadat deze is geautoriseerd/bevestigd.
- In beide gevallen komt de factuur niet op de reviewpagina terecht, op voorwaarde dat er geen OPEN opmerkingen zijn.
Automatisch exporteren pictogram en tijdlijn:
Als het document automatisch is geëxporteerd, wordt het volgende pictogram ernaast weergegeven. Dit is van toepassing op alle relevante pagina’s in Smartbooqing (zoals de pagina’s ‘archief’ en ‘exportfout’).
