In dit artikel vind je informatie over:

1. Hoe ga je naar de review-instellingen
2. Welke instellingen kun je vinden in dit onderdeel
3. Slimme review
4. Notificatie-instellingen voor review

1. Hoe ga je naar de review-instellingen

Je kunt via de Administratie-instellingen naar het onderdeel ‘Review’gaan. Zie het scherm hieronder: (Login>>Selecteer administratie>> Review)

2. Welke instellingen kun je vinden in dit onderdeel

• • Spookfacturen: Spookfacturen zijn afkomstig van frauduleuze bedrijven
    • Smartbooqing controleert aan de hand van diverse gegevens van Fraudehelpdesk of er sprake is van een spookfactuur (https://www.fraudehelpdesk.nl/).
    • Als de factuurgegevens overeenkomen met die van de fraudehelpdesk wordt de factuur beschouwd als spookfactuur.
    • Door dit AAN/UIT te zetten kun je verwerken van spookfacturen beperken. Je ontvangt een waarschuwing voor documenten die zijn ontvangen van frauduleuze bedrijven.

• Hoe wordt een spookfactuur gedetecteerd?
  • Detectie van spookfacturen is gebaseerd op informatie op het document als KvK, IBAN, naam en BTW-nummer.
  • Als een van de hierboven genoemde gegevens overeenkomt met gegevens die bekend zijn bij Fraudehelpdesk dan wordt
  • Zodra een spookfactuur wordt gedetecteerd, verschijnt er een melding op document hub > > reviewpagina.
    1. Commentaar: document niet verwerkt; spookfactuur.
    2. i: als je klikt op (i), kun je bekijken op welke parameter de factuur wordt beschouwd als spookfactuur.

• Handgeschreven opmerkingen: Met deze optie kunnen handgeschreven opemerkingen worden verwerkt zodat het systeem dit soort documenten op de reviewpagina plaatst.

• Bedragen hoger dan: Elk bedrag dat hoger is dan het ingevulde bedrag komt ter review op de reviewpagina.

• Belastingfacturen: Met deze instelling zal elke belastingfactuur voor review komen op de reviewpagina.

• Bedragen afronden: Als regels/andere bedragen die door het systeem zijn afgerond hoger zijn dan de door jou ingestelde limiet zal er een reviewopmerking toegevoegd worden op de reviewpagina.

• Verifieer IBAN: Als de IBAN op het document verschilt van wat reeds bekend is voor deze relatie zal er een opmerking geplaatst worden op de reviewpagina.

3. Documentreview beheersen met de logica van ‘Slimme review’

• Standaardinstelling voor reviewen is de ‘expert’ modus. Je kunt de modus wijzigen in de lijst met gebruikers of in je profiel.
• Je kunt de grens van de betrouwbaarheidsfactor instellen voor de items die je wilt reviewen.
• Het systeem berekent de ‘zekerheid’ van relaties door het een ‘betrouwbaarheidsfactor’ te geven.
• Relaties met een lagere betrouwbaarheidsfactor dan wat ingesteld is, komen dan ter review.

4. Notificatie-instellingen voor review

Je kunt de voorkeur instellen voor reviewopmerkingen door op ‘Instellen’ te klikken, zie afbeelding hierboven.

Je kunt kiezen uit de volgende instellingen:

• • • Dagelijks: Als je voor dagelijks kiest zal er standaard elke 24 uur review notificaties worden gezonden.
    • Wekelijks: Je kunt een voorkeursdag opgeven waarop je de review notificaties wilt ontvangen.

• • • Maandelijks: Je hebt twee opties waarbij je elke dag van de maand kunt instellen om review notificaties te ontvangen of je kiest de dag met andere voorkeur.

• • • Aantal documenten: Je kunt het aantal documenten opgeven als target en als dit ingevoerde getal is bereikt worden de review notificaties verzonden.

Things covered in this article-

• How to go to the review settings?
• Settings found in this section review
• 
  Notification settings for Review

How can I reach the Review settings section?

You can do the settings for Review from Administration settings>>Review. Once you’re in the Review section in Administration settings you will be able to see the settings screen as below- (Login>>Select administration>> Review)

Settings found in this section are as below-

• Ghost invoices- Turning this ON/OFF you can restrict on processing the invoices from fraudulent companies. For such kind of documents the alert will be sent out.
• Handwritten comments- With this option you can give the option to process the handwritten comments and system will put this kind of docs on the Review page.
• Amounts higher than- Any amount which is more than the entered amount will wait for review on the review page.
• Tax invoices- With this setting, any invoice which is a Tax invoice will be waiting on the review page.
• Amount round off- If lines/ other amounts which have been rounded off by system are higher than the limit set by you then, review comment will be added on the review page.
• Verify IBAN- With this setting if the IBAN on invoice has been received as different from the IBAN what has been registered for this contact a comment is given on the review page.

Notifications for Review-

You can set the preferences for the review comments, by clicking the ‘Configure’ button from the above screen.

In this section you can do the settings for below options-

• Daily- With this option, every 24 hour notification will be sent by default when this setting is applied.
• Weekly- With this option, you can set a preferred day, on which the review notification will be sent out.

• Monthly- In this you have two preferences, wither you can set any date of the month, to receive the review notification or

You can choose the Day with other preferences.

• Document count- You can also put the no. of documents as target so when this entered count is met the review notification will be sent out.