In dit artikel vind je informatie over:
- Wat bedoelen we met kolom splitsen en wanneer is het nodig?
- Zijn alle facturen/relaties geschikt voor ‘kolom splitsen’?
- Hoe stel je kolom splitsen in?
- Hoe worden de boekingsregels aangemaakt?
- Voorbeelden van factuurformats die in aanmerking komen voor kolom splitsen.
- Beperkingen
1. Wat bedoelen we met kolom splitsen en wanneer is het nodig?
- Smartbooqing verwerkt per regel door de artikeltabel op de facturen te lezen. Dit is het tabelachtige deel op de factuur waarop de door de leverancier verkochte artikelen worden vermeld samen met de gegevens zoals hoeveelheid, prijs per artikel, BTW, bedrag zonder BTW, bedrag na BTW etc.
- Smartbooqing zal alleen de waarden/kolommen lezen die nodig zijn voor de verwerking. Zoals:
- Omschrijving artikel ( dit zijn de keywords om de regels te coderen)
- BTW-code / BTW-bedrag
- Bedrag voor BTW/Bedrag na BTW
- Hierboven zie je wat wat de meeste facturen nodig hebben om ze op regelniveau te kunnen verwerken ten behoeve van de boekhouding.
- Doordat we onze geavanceerde verwerkingsinstellingen regelmatig tegen het licht houden zagen we dat sommige facturen uitgebreider zijn en en bijkomende kosten/kortingen splitsen. Dit soort bedragen zijn vrij belangrijk voor het registeren van de boekingsregels.
- Daarom hebben we besloten om het lezen van de kolommen uit te breiden met de volgende waarden:
- Meer dan een BTW % (btw 0, btw 6, btw 21)
- Kortingen (voor beide type kortingen: normale handelskortingen en betalingskortingen)
- Verpakkingskosten (Emballage)
- Commissie (provisie)
- In het kort; voor de in aanmerking komende facturen zal Smartbooqing de extra kolommen lezen zoals hierboven vermeld en zijn de boekhoudvoorwaarden voor deze boekingen beschikbaar op de relatielijst.
2. Zijn alle facturen/relaties geschikt voor ‘kolom splitsen’?
- Het antwoord is ‘Nee’
- En waarom?
- Onze back-end van Smartbooqing zal de facturen bestuderen en het specifieke bedrijf activeren om de kolommen te kunnen lezen op voorwaarde dat onze OCR technologie het kan extraheren.
- Vereisten voor OCR van kolommen:
- Alle kolommen zijn consistent en verticaal
- Het is slechts een enkele tabel met artikelregels en niet meer dan één tabel en geen tabel in een tabel.
- Kolom splitsen is alleen zinvol als onze OCR het kan lezen en daarom zullen dergelijke facturen worden gecontroleerd door onze back-end.
- Wanneer er facturen/relaties moeten worden geactiveerd voor kolom splitsen stuur dan een e-mail met deze voorbeeldfacturen naar Support@smartbooqing.com
3. Hoe stel je kolom splitsen in?
- Ga naar Relatielijst Selecteer de relatie Klik op “Kolom splitsen”
- Het symbool is zichtbaar voor de geactiveerde kolominstelling in de laatste kolom ‘Instellingen toegepast’
- Stel het volgende in:
- De eerste drie kolommen kan je niet bewerken. Zij zijn ingesteld door back-end.
- Stel de grootboekrekening in waar de waarde in respectieve kolom geboekt moet worden.
- Boekingsaanpak:
- Boeken als het is: positieve bedragen worden positief geboekt en negatieve bedragen als negatief.
- Andersom teken: positieve bedragen worden geboekt als negatief en negatief als positief. Moet worden gebruikt als je kortingen wilt aftrekken van factuurbedragen.
- Review mededeling: Kies als deze regels getoond moeten worden op de Reviewpagina.
Afbeelding 1: Relaties waarbij ‘Kolom splitsen’op AAN staat:
Ingezoomd op de laatste kolom van bovenstaande afbeelding:
Afbeelding 2: Scherm met instellingen
4. Hoe worden de boekingsregels aangemaakt?
- Elke waarde van elke kolom die is ingesteld, zal worden aangemaakt als aparte boekingregel d.w.z. als elke regel van de factuurtabel een bedrag, btw 6%, btw 21%, korting en verpakking heeft, zullen er 4 verschillende boekingsregels aangemaakt worden (voor beide BTW%, één voor korting en één voor verpakking).
- Wanneer de gegevens naar het boekhoudpakket worden geëxporteerd zullen deze regels worden gegroepeerd afhankelijk van relatie-instellingen bij ‘groeperen’.
5. Voorbeelden van factuurformats die in aanmerking komen voor kolom splitsen.
OK
OK
Niet OK
6. Beperkingen
- Alleen voor relaties met de verwerkingsregel ‘artikelcodering’en ‘specifieke codering’
- Is beschikbaar wanneer het bedrijf door onze back-end is geactiveerd
- Alleen de volgende extra kolommen zijn beschikbaar op dit moment:
- Meer dan een BTW % (btw 0, btw 6, btw 21)
- Kortingen (voor beide type kortingen: normale handelskortingen en betalingskortingen)
- Verpakkingskosten (Emballage)
- Commissie (provisie)
- Helaas is het niet mogelijk alle facturen te activeren waarvan er meerdere kolommen gelezen moeten worden.