Template declaratieformulier

Om declaraties te kunnen verwerken verzoeken we u gebruik te maken van het voorgedefinieerde  declaratieformulier.

Stappen:

1. Download het declaratieformulier in de bijlagen.  Voer de gegevens in het formulier.
2. Nadat alle gegevens zijn ingevoerd, converteer het naar PDF en verzend het naar Smartbooqing. Bekijk stap 6 hoe te converteren naar PDF.Indien er bonnen bijgevoegd moeten worden dan moeten deze tegelijk gemaild worden.
3. Geel gemarkeerde velden zijn verplicht.
4. Selecteer de administratie en maak een profiel aan voor specifieke codering. Voeg alle mogelijke trefwoorden toe aan dit profiel (voor het verwerken van de declaratie op regelniveau/verschillende grootboekrekeningen voor elke regel). Klik hier voor meer informatie…
5. Maak een nieuwe relatie aan met de naam van de medewerker en kies bij ‘verwerkingsinstellingen’voor ‘specifieke codering’. De medewerkers worden aangemaakt als relaties, de coderings regel wordt ingesteld als specifiek, met profiel van de declaratie.Medewerkers moeten de sheet invullen. De naam van de medewerker moet overeenkomen met de relatienaam. Indien er een nieuwe medewerker is: er moet een nieuwe relatie worden aangemaakt, met coderingsregel specifiek en de declaratie als profiel.
6. Converteer de XLS naar PDF

Stappen om de XLS naar PDF om te zetten:

1. Open het excelsheet
2. Ga naar Bestand
3. Klik op exporteren
4. Klik op ‘PDF maken’, pas zonodig de naam aan van het document en sla het op.

Opmerking: Op de review pagina kunnen de bonnen met drag&drop achter de sheet bijgevoegd worden.