In dit artikel vind je informatie over:
- Wanneer gebruik je het?
- Hoe werkt het?
- Instellingen
- Enkele voorbeelden van facturen met specifieke codering
1. Wanneer gebruik je het?
Factuur wordt geboekt volgens de specifieke instructies die nodig zijn voor dat specifieke document.
Factuur moet worden verwerkt waarbij er woorden/keywords uit de rijen van de tabel de details of artikelen bevatten.
2. Hoe werkt het?
Maak een nieuw profiel aan en pas het toe op een bepaalde relatie.
De factuur zal geboekt worden op meerdere regels die wordenvermeld in het gemaakte profiel.
Woorden/keywords en BTW% die in het profiel worden vermeld worden vergeleken met het gebied op de factuur waar de details van de artikelen worden vermeld.
Als genoemde trefwoorden niet overeenkomen OF niet bestaan dan worden de regels gemarkeerd bij de reviewmededelingen.
3. Instellingen
- Ga in het linker keuzemenu naar ‘verwerkingsinstellingen’ en kies voor ‘specifieke codering’. (Log in>>Selecteer administatie>>Verwerkingsinstellingen>>Specifieke codering)
- Kies de optie als je de instellingen wilt doen gebaseerd op Keywords van-tot (geef het bereik aan) of door een bepaald keyword op te geven (en volg de onderstaande stappen)
- Voer een profielnaam in
- Voer het keyword/trefwoord van de factuur in
- Selecteer het BTW%
- Negeer de knop AAN/UIT (Als deze knop is aangezet dan zal de regel voor dit keyword genegeerd worden, d.w.z. zal niet worden verwerkt en dezelfde regel zal nergens anders zichtbaar zijn).
- Selecteer de grootboekrekening waarop je dit keyword wilt boeken
- Selecteer kostenplaats, indien nodig (Kostenplaats is niet verplicht)
- Selecteer criteria (boek debet, boek credit of boek zoals het is)
- Review opmerking op AAN/UIT
- Geef een bereik voor het aanmaken van een profiel voor ‘Van-Tot trefwoorden’
- Maak een profiel aan als er een ander keyword is
Om in gedachten te houden
- Keywords kunnen ook worden gecategoriseerd op BTW. Artikel 9905 met BTW 6% en artikel 9905 met BTW 21% kunnen beide worden toegevoegd aan het profiel.
- Als ook de BTW is toegevoegd aan het profiel dan zal het systeem zoeken naar het keyword dat samen met genoemde BTW verschijnt (vb. keyword ‘popal’ en BTW 21%; systeem zoekt naar ‘popal met 21% en geeft de code)
- Als BTW niet is ingevuld; het systeem zal zoeken naar het keyword en de code geven. De BTW wordt dan conform de factuur gebruikt
- Keywords moeten zorgvuldig ingevoerd worden; het systeem zal de regel niet verwerken als er typfouten in het profiel staan
- Regels met nieuwe keywords worden niet automatisch verwerkt tenzij het gekozen profiel met deze regels is geupdate ***
- Regels die genegeerd moeten worden (regels die tussen de keywordregels verschijnen) moeten vermeld zijn in het profiel. Anders worden ze alsnog meegenomen en dus verwerkt als de instelling ‘overig’. Bijv. subtotalen, andere regels die niet nodig zijn voor de verwerking***
- OPMERKING: bedragen moeten voorkomen in dezelfde rijen als de ingevoerde keywords uit het profiel. Als bedragen ergens anders op de factuur worden vermeld dan worden ze niet verwerkt.
4. Enkele voorbeelden van facturen met specifieke codering
- Factuur moet worden verwerkt volgens woorden/keywords die verschijnen in rijen van een tabel die details bevat van gekochte of verkochte artikelen.
Voorbeeld 1
Voorbeeld 2
