Smartbox : drie manieren te gebruiken

Smartbox op drie manieren te gebruiken

1. Autoriseer facturen vanaf de website en beheer de autorisatie-instellingen

2. Veeg/swipe factuur in de App om deze te autoriseren/afkeuren

3. Autoriseer vanaf e-mail: Klik op de link + pincode

1.Autoriseer facturen vanaf de website en beheer de autorisatie-instellingen

Stappen om een factuur te autoriseren

• Elke factuur die onder een autorisatieregel valt, komt eerst in het autorisatiestadium. Wilt u meer weten over autorisatieregels, klik hier:

• Autoriseer factuur
  1. Selecteer het document
  2. Klik op de autorisatieknop

• Afkeuren factuur
  1. Selecteer het document
  2. Klik op de knop ‘afkeuren’.
  3. Voeg een afkeuringsreden toe en klik op OK om het document af te keuren.

• Autoriseren/ Afkeuren van documenten vanaf de Documentdetailpagina
  1. Klik hier om het document te autoriseren
  2. Klik hier om het document af te keuren

Stappen om een factuur te bevestigen

• Als het document is geautoriseerd en voldoet aan de autorisatieregels, wordt het document aangeboden ter bevestiging.
• Alle documenten die open staan ter bevestiging zijn zichtbaar voor alle gebruikers met de rol ‘bevestiger’.
• Bevestig factuur
  1. Selecteer het document
  2. Klik op de knop ‘bevestig’

• Afkeuren factuur
  1. Selecteer het document
  2. CKlik op de knop ‘Afkeuren’.
  3. Voeg een afkeuringsreden toe en klik op OK om het document af te keuren.

• Verzend factuur ter autorisatie
  1. Selecteer het document
  2. Klik op ‘Verzend ter autorisatie’.
  3. Selecteer de gebruiker naar wie je het wilt verzenden om nogmaals te autoriseren en klik daarna op OK.

• Bevestig/ Afkeuren/ Verzenden ter autorisatie van document vanaf Documentdetailpagina
  1. Klik hier om een document te autoriseren
  2. Klik hier om een document af te keuren

2.Veeg/swipe factuur in de App om deze te autoriseren/ afkeuren

Autoriseer facturen

• Autoriseren/ Afkeuren facturen
  1. Veeg naar rechts om facturen te autoriseren
  2. Veeg naar links om facturen af te keuren

• Autoriseren/afkeuren facturen vanaf factuurdetailpagina.
  1. Veeg naar rechts om facturen te autoriseren
  2. Veeg naar links om facturen af te keuren
  3. Je kunt ook de knoppen onderin het scherm gebruiken om te autoriseren/afkeuren.

Bevestig facturen

• Bevestig/ Afkeuren facturen
  1. Veeg naar rechts om facturen te bevestigen
  2. Veeg naar links om facturen af te keurenS

• Bevestigen/afkeuren facturen vanaf factuurdetailpagina.
  1. Veeg naar rechts om facturen te bevestigen
  2. Veeg naar links om facturen af te keuren
  3. Je kunt ook de knoppen onderin het scherm gebruiken om te bevestigen/afkeuren.

3.Krijg een herinnering per e-mail voor het autoriseren/afkeuren van facturen. Snel inloggen via pincode of inloggegevens

• Als je de rol hebt toegewezen gekregen als autorisator/bevestiger dan ontvang je een e-mail met daarin facturen die openstaan voor autorisatie/bevestiging per gedefinieerde autorisatieregels.
• Je ontvangt een e-mail met het aantal openstaande facturen ter autorisatie/bevestiging. Klik op de link ‘Bekijk documenten’ je wordt genavigeerd naar het portaal van Smartbooqing.
• Inloggen met e-mail en wachtwoord
  1. Je wordt genavigeerd naar het Smartbooqing inlogscherm en je krijgt toegang met je geregistreerde inloggegevens als de Smartbooqing pincode nog niet is ingesteld.

• Inloggen met pincode
  1. Als je al een pincode hebt ingesteld wordt je meteen geleid naar het scherm om in te loggen met pincode.

• Nadat je bent ingelogd wordt je geleid naar de repectievelijke autoriseer/bevestig schermen.