In dit artikel vind je informatie over:
- Wanneer gebruik je het?
- Hoe werkt het?
- Instelling
- Enkele voorbeelden van facturen met samenvattings codering
1. Wanneer gebruik je het?
Als leveranciers een samenvatting van de verkochte artikelen vermelden op hun factuur bijv. sommige supermarkten
Dergelijke facturen worden verwerkt op meerdere regels volgens de samenvatting van de gekochte artikelen die is vermeld op de eerste of de laatste pagina van de factuur. (De samenvatting is altijd categorisch. Bijvoorbeeld schoonmaakartikelen, boodschappen, kantoorartikelen etc. Daarom is het zinvol om het per categorie te boeken in plaats van elke regel afzonderlijk te kijken/boeken.
2. Hoe werkt het?
Smartbooqing gaat per leverancier de samenvattingsgroepen registreren. (wordt gedaan door Smartbooqing) neem contact op met support@smartbooqing.com om dit in te stellen.
Deze verzamelgroepen zijn gekoppeld aan produktgroepen van Smartbooqing. (wordt gedaan door Smartbooqing)
Verzamelgroepen krijgen grootboekrekeningen volgens produktgroeptoewijzing (‘mapping’).
3. Instelling
- Ga naar ‘relatielijst’
- Selecteer/zoek de relatie
- Bewerk de kolom ‘coderingsregel’
- Selecteer de optie ‘samenvattingscodering’
- Als de relatie nog geen instellingen heeft voor samenvattingscodering, dan stuur een e-mail naar de supportafdeling met enkele voorbeeldfacturen voor die relatie.
Zodra het samenvattingscoderingprofiel is toegevoegd ga je naar ‘Verzamelcodering’ (Verwerkingsinstellingen>>Samenvattingscodering) en je zult de toegevoegd profiel(en) vinden. Zie hieronder:
Door te klikken op een van de profielen kun je het bewerken. Je kunt het profiel bewerken op twee functies:
- Van – Tot omschrijving (keyword)
- Ander
1. Van-Tot keyword:
Met deze instelling geef je een bereik aan van X keyword tot Y, waarbij je elke grootboekrekening kunt kiezen. Als je dit instelt zal het hele bereik dat je hebt aangegeven op dat bepaalde grootboekrekening worden geboekt. Je kunt de grootboekrekening altijd bewerken door erop te dubbelklikken en de gewenste grootboekrekening te kiezen uit de drop-down.
2. Ander:
Met deze instelling kun je een grootboekrekening definieren voor de andere keywords die verschillen van het opgegeven bereik. Wanneer er een keyword is dat niet valt binnen het bereik van de ‘Van-Tot’optie dan zal dat artikel geboekt worden op de grootboekrekening die je opgeeft bij ‘Ander’. Zie hieronder:
Om in gedachten te houden
- Facturen hebben een samenvatting op de eerste of laatste pagina
- De BTW van elke samenvattingsgroep is op de factuur vermeld OF e-mail de instructies voor BTW naar SBQ **
- Stuur per e-mail enkele voorbeeldfacturen wanneer deze verwerkingsregel moet worden ingesteld voor enkele leveranciers.
- GROEN gekleurde PG’s (submenu ‘Artikelen’) moeten voorzichtig worden bewerkt: dezelfde codering zal worden toegepast op andere facturen met hetzelfde product.
4. Enkele voorbeelden van facturen met samenvattings codering
Voorbeeld 1
Voorbeeld 2
Voorbeeld 3
