Stadia van de SmartBox:
Er zijn twee extra fases in de Smartbox: Autoriseren en Bevestigen. Afhankelijk van de ingestelde regel gaan de facturen door Autorisatie en Bevestigen fases.
Fase 1- Autoriseer. Hierin kan de autorisator de volgende acties nemen:
Acties: Autoriseren, Weigeren en Reviewen.
Fase 2 – Bevestigen. Hierin kan de bevestiger de volgende acties nemen:
Acties: Verzenden voor Autorisatie, Bevestigen, Weigeren en Reviewen.
Review en actie nemen van facturen in de Smartbox:
Autoriseer
Alle facturen die binnen een regel vallen komen in de sectie ‘autorisatie’ op de Document Hub pagina, zoals je hieronder ziet. Je kunt de nodige actie nemen.
Elk document/factuur dat valt onder de regels in Smartbox zal eerst komen in de fase van Autoriseren. De gebruiker kan dan actie nemen zoals
<image>
Selecteer het selectievakje naast de factuur en je krijgt de optie te autoriseren of af te wijzen. Als je het hebt geautoriseerd gaat het naar de fase van bevestigen.
- Autoriseren (De factuur goedkeuren)
Klik op het selecteervakje en je krijgt de optie om te autoriseren. Als jij de autorisator bent klik je op de autoriseer knop. De geselecteerde factuur gaat naar de fase van bevestigen.
<image>
Je kunt ze allemaal autoriseren door op het selectievakje te klikken.
Opmerking: Account Manager/Administrator kan de factuur namens de autorisator autoriseren.
<image>
- Weigeren: Alle geweigerde facturen gaan naar de sectie Geweigerd. Dit onderdeel kan je vinden op de Bevestig pagina. .
Op dit moment, kun je geen enkele actie nemen op de geweigerde documenten (zelfs niet ‘ongedaan’maken) Deze documenten blijven hier en komen niet verder in Smartbooqing.
Bevestig:
Alle geautoriseerde facturen komen in de fase van bevestigen terecht zodra ze zijn geautoriseerd in de sectie Autorisatie van Document Hub.
In de volgende gevallen komen de facturen terecht bij ‘Bevestigen’:
- Alle geautoriseerde facturen.
- Als een bepaalde factuur niet aan een van de regels voldoet gaat het rechtstreeks naar ‘Bevestigen’.
Acties die genomen kunnen worden:
Verzend ter autorisatie ( factuur/document zal terug gezonden worden naar ‘autorisatie’en komt opnieuw in de fase van autoriseren) Je moet een autorisator aanwijzen die het gaat autoriseren. Als je er meer dan één autorisator opgeeft, dan zullen alle opgegeven autorisatoren de factuur moeten autoriseren. Zodra dat gedaan is zal de factuur weer in de fase van bevestigen komen.
<image>
- Bevestig: Zodra je de factuur bevestigd, gaat het naar de sectie Review.
- Afwijzen:
Je kunt de de factuur afwijzen en je kunt de eerder afgewezen facturen bekijken die geweigerd zijn in de fase van autorisatie.
Bevestigd: Hier kun je alle bevestigde facturen bekijken-
<image>
Kleurcodes:
<image>
- Facturen met een rode verticale lijn voor de regel zijn niet geautoriseerd en komen rechtstreeks ter bevestiging binnen.
- Facturen met een groene verticale lijn voor de regel zijn geautoriseerd en komen daarna ter bevestiging.
Beschikbare icoons:
- Selectievakje– Gebruiker vinkt het selectievakje aan door er op te klikken
- PDF Icoon– Laat een PDF versie zien van het document.
- Icoon voor –Nieuwe relatie, duplicaat PDF, spookfactuur.
- Vergrootglas– Via dit icoon komt de gebruiker terecht bij de DDP (Document detail pagina) zoals hieronder aangeven is.
- Nieuwe relatie: Wanneer er een nieuwe relatie wordt geopperd
<image>
Document detail pagina- Smartbox:
Als je klikt op het vergrootglas word je geleid naar de Document detail pagina.
Je ziet de details van de criteria van de regel:
<image>
Klik dan op de gemarkeerde pijl. Je ziet details zoals welke autorisator nog te reviewen documenten heeft en je ziet de naam van de regel. De naam van bovenstaande regel is Bedrag.