Onze gebruikers kunnen organisatie- en administratie-instellingen openen en beheren door op het instellingen icoon te klikken rechts bovenaan de pagina.
De administratie instellingen zijn gecategoriseerd in PEPPOL profiel, algemene instellingen, uitgaande en mededelingen.
PEPPOL profiel
De PEPPOL profiel instellingen omvat:
Bedrijfsgegevens
De PEPPOL profiel weergave toont alle informatie van het bedrijf die is ingevoerd in het registratieformulier. Deze informatie wordt geverifieerd om ervoor te zorgen dat de PEPPOL validaties correct werken. De informatie bestaat uit bedrijfsnaam, land, adres, plaats, postcode, bedrijfsidentificatie (bijv. KvK), IBAN en btw-nummer. Het meeste van deze informatie wordt automatisch ingevuld vanuit het registratieformulier, maar de gebruiker kan het land van de organisatie wijzigen, de rest is niet bewerkbaar.
PEPPOL informatie
Hier kunt u het PEPPOL ID instellen die kan worden gedeeld met uw partnerbedrijven of leveranciers om documenten van hen te ontvangen.
Geregistreerde documenttypen
Met deze functie kunt u kiezen uit de volgende beschikbare opties. We ondersteunen in totaal 52 documenttypen, maar deze kunnen worden uitgeschakeld mocht dat wenst zijn.
Algemene instellingen
Algemene instellingen omvat het volgende:
Relaties automatisch aanmaken
Standaard is deze knop ingeschakeld, maar gebruikers kunnen deze knop ook uitschakelen. Bij het uitschakelen worden er geen nieuwe relaties aangemaakt wanneer het document wordt verzonden of ontvangen.
Automatisch archiveren
Met deze instelling kunnen onze gebruikers bepalen hoe lang ze hun documenten willen archiveren.
- Verzonden items automatisch archiveren: Archiveert automatisch verzonden items na de ingestelde dag.
- Ontvangen items automatisch archiveren: Archiveert ontvangen items automatisch na het aantal ingestelde dagen. Is alleen van toepassing wanneer u een document als gelezen markeert. Documenten die niet worden gelezen, worden niet gearchiveerd.
Uitgaand
De uitgaand instellingen bestaat uit het volgende:
Automatisch aanmaken van PDF
Standaard is deze knop ingeschakeld, maar de gebruikers kunnen deze knop ook uitschakelen. Bij het uitschakelen van de knop worden gekoppelde velden ook uitgeschakeld.
Deze knop wordt gebruikt om automatisch PDF te maken als de UBL geen PDF-bijlage bevat.
Het heeft subonderdelen als taal, valuta, datumnotatie, bedrag notatie en logo.
De taal- en valutagegevens moeten worden geselecteerd in een vervolgkeuzemenu. De formaten voor gegevens en hoeveelheid kunnen door de gebruikers worden ingesteld.
Door op de knop “Logo uploaden” te klikken, kunnen de gebruikers een aangepast logo van hun organisatie uploaden.
Opmerking:
- De grootte mag niet groter zijn dan 200px*150px en de bestandsgrootte moet kleiner zijn dan 1MB.
- Ondersteunde bestandsindelingen zijn .jpg, .png.
Zodra het logo met succes is geüpload, wordt een pictogram ‘logo verwijderen’ weergegeven als de gebruiker ervoor kiest om het geüploade logo weer te verwijderen.
Probeer opnieuw te verzenden
Deze functie probeert opnieuw een document te verzenden als de ontvanger offline of niet bereikbaar is. Hiermee wordt niet opnieuw geprobeerd een document te verzenden als het mislukt in PEPPOL validaties. Standaard is deze knop ingeschakeld, maar de gebruikers kunnen deze knop ook uitschakelen.
Het bestaat uit twee subonderdelen:
- Interval voor opnieuw proberen in minuten: De gebruiker kan de tijd (in minuten) opgeven waarin de nieuwe poging moet plaatsvinden.
- Mislukt na N nieuwe pogingen: De gebruiker kan het aantal pogingen (N) opgeven waarna de optie voor het opnieuw proberen moet worden gestopt.
Automatisch SBDH toevoegen
Voor een succesvolle PEPPOL validaties moet Standard Business Document Header of SBDH aanwezig zijn in de UBL. Als dit niet aanwezig is en de functie is ingeschakeld, voegen we de header automatisch toe aan de UBL om PEPPOL compliance te bevorderen. Standaard is de functie ingeschakeld.
E-mail verzenden (e-mail verzenden als deelnemer niet gevonden is op Peppol)
Met deze functie kunnen gebruikers een melding krijgen als de deelnemer niet wordt gevonden in de PEPPOL directory. Wanneer een servicegroep handmatig wordt aangemaakt met KVK/BTW/COC en niet aanwezig is op Peppol, wordt deze mail gebruikt als medium voor de notificatie, mits de mail-id aanwezig moet zijn in UBL.
Indien ingeschakeld, kunnen onze gebruikers met deze instelling kiezen uit 3 opties, wanneer ze op ‘Configureren’ klikken.
- Gebruik standaardinstellingen
- E-mailsjabloon aanpassen
- Alle instellingen aanpassen
Al deze 3 instellingen hebben subonderdelen die onze klanten helpen bij de configuratie, dit zijn:
- E-mailaccountinstellingen
Technische informatie over het e-mailaccount zoals host, SMTP-poort, gebruikersnaam van afzender, enz.
- Instellingen voor het ophalen van e-mail
Deze instelling wordt gebruikt om door de e-mailaccounts te bladeren voor ontvangstbewijzen van e-mailbezorging, zodat we ervoor kunnen zorgen dat uw e-mail alleen bij de ontvanger wordt bezorgd.
- E-mail verzenden en opmaken
In dit gedeelte kunt u een afzenderalias instellen, PDF-bijlage opties selecteren (Ingebed in UBL of Ingebed in UBL plus extra), e-mailadressen toevoegen voor CC en de hoofdtekst van onderwerp en e-mailbericht configureren.
Voor onderwerp en e-mailbericht configureren geldt dat de tekstuele inhoud van beide velden volledig aanpasbaar zijn. Gegevensvelden zoals administratienaam, documentnummer en klantnaam zijn toe te voegen door op de knop in de afbeelding te klikken.
Opmerking: De gewijzigde instelling is alleen van toepassing op nieuw geüploade uitgaande documenten.
Als de optie is ingeschakeld kunt u kiezen uit de volgende 3 opties:
- Gebruik de standaardinstellingen: De standaardmail wordt verzonden vanaf de SmartPeppol-server met standaard e-mailinhoud en -onderwerp zoals weergegeven in de instelling. De opties ‘e-mailaccountinstellingen’, ‘instellingen voor het ophalen van e-mail’ en ‘e-mail verzenden en opmaken’ kunnen hier niet worden bewerkt, omdat de standaardinstellingen worden gebruikt.
- E-mailsjabloon aanpassen: Als deze optie is geselecteerd, worden alleen de velden ‘e-mail verzenden en opmaken’ zichtbaar/bewerkbaar. De gebruikers kunnen vervolgens de hoofdtekst van het onderwerp en de e-mail aanpassen.
- Alle instellingen aanpassen: Met deze optie kunnen gebruikers de instellingen voor het e-mailaccount, het ophalen van e-mail en het verzenden en opmaken van e-mail aanpassen aan hun behoeften. Omdat alle instellingen kunnen worden aangepast, biedt het de gebruikers een grote flexibiliteit.
Meldingen
De SmartPeppol interface ondersteunt e-mailnotificaties. Gebruikers kunnen de meldingen in dit menu naar wens in- of uitschakelen.
Overzichtsmelding
Met deze functie kan een interval ingesteld worden waarna er een overzicht wordt verzonden van ontvangen documenten, verzonden documenten of toegevoegde relaties.
Interval: De gebruiker kan de intervallen instellen op: dagelijks, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks.