De functie PO-matching instelling stroomlijnt het proces van het matchen van inkooporders met factuurgegevens, waardoor de factuurverwerking op basis van configureerbare criteria wordt geautomatiseerd. Deze functie helpt handmatige validatie te verminderen, de nauwkeurigheid te verbeteren en de goedkeuring van facturen te versnellen.
Beschikbaar voor:
- Wunderbricks boekhoudpakket
- Microsoft Dynamics Business Central
Toegang tot instellingen voor PO-matching instelling
De instellingen zijn beschikbaar onder – Administratie > Algemene instellingen > PO-matching instelling
Matchingniveaus –
U kunt PO-matching op twee niveaus configureren:
Matching op koptekstniveau-
- PO-gegevens worden gematcht aan de hand van de gegevens in de koptekst.
- De matching is gebaseerd op het totale factuurbedrag inclusief btw.
Matching op regelniveau-
- PO-gegevens worden op regelniveau vergeleken.
- De matching wordt ondersteund door deze parameters –
- Prijs matchen (op basis van de eenheidsprijs van individuele artikelen)
- Match de hoeveelheid.
- Artikelcode matchen (alleen in Microsoft Dynamics; Wunderbricks ondersteunt geen artikelcode-codes)
Lagere hoeveelheden accepteren: met dit selectievakje kan het systeem facturen accepteren met hoeveelheden die lager zijn dan de PO-hoeveelheid, op basis van een ingestelde drempelwaarde.
U kunt toleranties definiëren voor het matchen van prijs en hoeveelheid door middel van matchingopties en toleranties
- Definieer toegestane positieve/negatieve afwijkingen tussen PO- en factuurgegevens.
- Deze toleranties bepalen of een factuur wordt geaccepteerd of gemarkeerd voor review/afwijzing.
Omgang met afmetingen
Door ‘Dimensie importeren’ in te schakelen, kan het systeem dimensies tussen de PO en de factuur matchen. (Alleen voor Wunderbricks)
Belangrijkste opties:
| Instelling | Beschrijving |
| Kopiëren van inkooporder indien waarde niet aanwezig op factuur | Kopieert dimensies van PO als deze niet op de factuur staan, tenzij dit wordt overschreven door Smartbooqing-regels. |
| Factuurdimensies altijd overschrijven | Overschrijf altijd de dimensies op de factuur met de dimensies uit de inkooporder, ongeacht de regels van Smartbooqing. |
| Geen actie | Factuur of PO worden niet in aanmerking genomen, alleen de regels die zijn ingesteld in Smartbooqing. |
De instellingen voor dimensies voor een administratie zijn te vinden via –
Instellingen → Verwerkingsinstellingen → Dimensies → (Relevante dimensieinstelling)
Hoe worden inkooporders gematcht?
Met de schakeltoetsen kunt u de logica kiezen waarmee de inkooporders worden gematcht.
| Optie | Beschrijving |
| Een factuur koppelen aan een inkooporder | De eerste factuur die binnen de toleranties valt, wordt geaccepteerd; volgende facturen worden geweigerd. |
| Match meerdere facturen met een inkooporder | Staat meerdere facturen toe voor één inkooporder binnen gedefinieerde toleranties. |
| Een factuur koppelen aan meerdere inkooporders | Koppelt één factuur aan meerdere inkooporders per regel. |
Inkooporders synchroniseren
- Nadat PO-matching is ingeschakeld, verschijnt het menu ‘Lijst met inkooporders’ onder Verwerkingsinstellingen.
- Gebruikers kunnen inkooporders vanuit hun boekhoudpakket bekijken en handmatig synchroniseren.
Factuurverwerkingsstroom en validatieweergaven
Facturen doorlopen verschillende statussen op de pagina PO-matching, die toegankelijk is via het hamburgermenu.
| Weergave | Beschrijving |
| Handmatige validatie | Facturen die handmatig moeten worden geaccepteerd of afgewezen. |
| Geaccepteerd | Succesvol gematchte en geaccepteerde facturen. Bevat ook documenten die handmatig door gebruikers zijn geaccepteerd, zelfs als het matchen is mislukt. |
| Afgewezen | Facturen zijn afgewezen vanwege mislukte matching of ongeldige gegevens. Omvat ook documenten die handmatig door gebruikers zijn afgewezen, zelfs als de matching succesvol was. |
De documentstroom wordt geregeld door schakeltoetsen die documenten naar hun respectieve weergaven op de pagina PO-matching leiden.
Ongeldige facturen automatisch afwijzen
- Ongeldige facturen die buiten de tolerantie vallen, worden automatisch afgewezen of naar handmatige validatie gestuurd, afhankelijk van de instelling van de schakelaar.
Stop alle facturen (met of zonder werkbon/met of zonder inkooporder)
- Maakt handmatige verificatie mogelijk door alle inkoopfacturen te stoppen; indien uitgeschakeld, worden facturen automatisch verwerkt. Als deze optie is uitgeschakeld, kan de stroom worden beheerd met behulp van deze bedieningselementen:
- Alle facturen met een inkooporder vasthouden.
- Mislukte factuurmatches vasthouden.
- Facturen met matchingverschillen vasthouden
- Facturen met exacte matches vasthouden
PO-matchingpagina: informatie over kleuren
Kleurgecodeerde statuspictogrammen geven de overeenkomingsstatus aan op basis van tolerantielimieten:
- Groen: exacte match
- Oranje: Overeenkomst binnen tolerantie
- Rood: buiten tolerantie, afgewezen
- Grijs: Aankoopfactuur zonder overeenkomende PO
Er zijn nu ook kolommen beschikbaar voor het weergeven van het factuur PO-nummer (van de factuur) en het/de toegewezen PO-nummer(s) (overeenkomende PO’s).
Opties op de factuurdetailpagina (IDP)
Toegankelijk door op het vergrootglaspictogram op een factuur te klikken:
- Toont een gesplitst overzicht van de factuur-pdf, factuurdetails en PO-details.
- Verschillende lay-outs voor overeenkomende facturen op koptekstniveau en regelniveau.
- Meerdere PO-nummers worden per regel weergegeven wanneer facturen overeenkomen met meerdere PO’s.
Actieknoppen:
| Knop | Functie |
| Wijzigen | Koppel facturen aan een andere PO en valideer de overeenkomsten opnieuw. |
| Ontkoppelen | Verwijder de PO-koppeling; de factuur keert terug naar de normale Smartbooqing-workflow. |
Het wijzigen van een PO-nummer kan worden gedaan op koptekstniveau of op regelniveau, omdat dit weergegeven wordt in de onderstaande afbeeldingen –
Het ontkoppelen van een factuur van een PO-nummer kan worden gedaan op koptekstniveau of op regelniveau, omdat dit weergegeven is in de onderstaande afbeeldingen –
Synchroniseren en opnieuw matchen:
- Dit wordt gebruikt om de meest recente PO-gegevens uit het boekhoudpakket op te halen en de PO-matching voor het document opnieuw uit te voeren op de pagina PO Matching Manual Validation (Handmatige validatie van PO-matching).
- Alleen beschikbaar voor Wunderbricks.
Contactmatchinglogica (factuur en PO)
We ondersteunen contactmatching tussen de factuur- en PO-contacten die we van het boekhoudpakket krijgen.
- Als beide contacten overeenkomen → Succes (groen gemarkeerd)
- Als de contacten verschillen → Mislukt
Deze matchinglogica is van toepassing op alle documenten, zowel op koptekst- als op regelniveau.
