Met de ‘documentverdeelmodule’ worden speciale administraties ingezet die fungeren als tussenstations. Deze ontvangen documenten via e-mail en sturen de documenten door naar de juiste doeladministraties op basis van instelbare regels.
Belangrijkste gebruiksscenario:
Stel je een gecentraliseerde documentverdeelmodule voor, die alle binnenkomende bestanden verzamelt en deze automatisch distribueert naar de juiste business unit op basis van de inhoud van de bestanden.
Stap-voor-stap: Een Documentverdeelmodule aanmaken
- Maak een nieuwe offline administratie aan.
(een die niet is verbonden met een boekhoudsysteem)
- Kies administratietype en selecteer “Distributie” in de vervolgkeuzelijst
- Vul de verplichte velden in zoals u dat zou doen voor een normale administratie.
Geavanceerde regels configureren voor de documentverdeelmodule
Zodra deze administratie is aangemaakt, opent u deze en klikt u op de “Geavanceerde regel ” weergave om te beginnen met het instellen van regels. Alleen gebruikers met de volgende rollen kunnen het gedeelte met geavanceerde regels bekijken:
- Admin
- Teamleider
- Gebruiker+
- Reviewer
Bij het instellen van de regels kunt u kiezen tussen:
- Statische regels
- Dynamische regels
Deze regels worden toegepast nadat de aangeleverde documenten/PDF-gegevens door ons systeem zijn herkend/gelezen.
Op basis van de uitgelezen gegevens zijn dit de beschikbare gegevensverwijzingen:
- Land van de klant
- Naam klant
- Btw-nummer van de klant
- Land van leverancier
- IBAN nummer
- Leverancier KvK nummer
- Naam leverancier
- BTW-nummer leverancier
Statische geavanceerde regel
Met statische regels definiëren gebruikers handmatig de criteria en specificeren ze de doeladministratie voor elk geval.
Voorbeeld:
- Criteria: Land van de klant = “Australië”
- Actie: Verplaats het document naar een door de gebruiker geselecteerde administratie.
Dynamische geavanceerde regel
Dynamische regels stellen Smartbooqing in staat om bestanden automatisch te verdelen op basis van een match tussen de herkende gegevens (uit de PDF) en bestaande administratiegegevens die in onze database zijn opgeslagen.
Voorbeeld:
- Criteria: Land van de klant (lees uit de PDF) = Spanje
- Actie: Automatisch doorsturen naar een administratie met de bijbehorende naam.
Opmerking: Voor zowel statische als dynamische regels bepaalt het type regelcriteria of aan alle voorwaarden moet worden voldaan voordat distributie plaatsvindt, of dat het bestand kan worden overgebracht naar de opgegeven administratie wanneer aan een van de voorwaarden is voldaan.
Pagina Ontvangen bestanden (voor de documentverdeelmodule)
De pagina ‘Ontvangen bestanden’ bevat gedetailleerde informatie over binnenkomende documenten en hun distributiestatus. De pagina bevat de volgende gegevens:
- Bestandsnaam
- Afkomstig
- Datum van indiening
- Documentstatus: geeft aan of de bestandsoverdracht is gelukt of mislukt.
- Distributielogboek: legt vast welke statische of dynamische regel is toegepast tijdens het doorsturen, of notities als er geen regel is geactiveerd.
- Huidige administratie: een klikbare link die de bestemming aangeeft waar het document naartoe is gestuurd.
Als een bestand de status ‘Overdracht mislukt’ heeft, meestal omdat het niet overeenkomt met de doorstuurregels, kan het handmatig opnieuw worden toegewezen. Selecteer hiervoor het bestand en klik op de knop “Administratie wijzigen”.
